Teamassistenz - Büro / KI-Affinität (m/w/d)

Als Dienstleister auf höchstem Niveau gestalten wir Vermögensarchitekturen und Stiftungen für unsere exklusive
Mandantschaft in Deutschland, in der Schweiz und im Fürstentum Liechtenstein.
Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Lösungen für diese Herausforderungen in den Bereichen Unternehmensnachfolge, Vermögenssicherung und Familienstiftungen – national und grenzüberschreitend.
Die aktive Unternehmensfortführung und der Vermögensschutz stellen viele Unternehmer vor komplexe Herausforderungen. Gemeinsam entwickeln wir eine maßgeschneiderte Vermögensarchitektur, die Ihr Unternehmen langfristig absichert und gleichzeitig Ihre unternehmerische Freiheit bewahrt.

• Sie unterstützen uns und unsere Mandant:innen verlässlich im Rahmen unserer Bürozeiten von 9:00 bis 18:00 Uhr. Sie lieben es im Büro zu arbeiten.
• Sie unterstützen unser Team bei allen organisatorischen Aufgaben, übernehmen die tägliche Postbearbeitung, kümmern sich um die Koordination des Bürobedarfs sowie das digitale Scannen von Dokumenten
• Sie sind mit souveräner Freundlichkeit die erste Ansprechperson am Telefon und kümmern sich kompetent um alle eingehenden Anfragen
• Sie übernehmen mit hoher Technikaffinität und Gründlichkeit die Vorbuchhaltung inklusive der Rechnungsschreibung, das Aufarbeiten von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen aus der BWA und die Pflege von Unterlagen. Alles digital selbstverständlich, mit Workflows und Agenten, wo immer möglich.
• Sie stellen die Genauigkeit und Konsistenz unserer Mandant:innenakten sicher und implementieren Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung.
• Sie planen und koordinieren Besprechungen, Geschäftsreisen und Webinare und übernehmen den herzlichen Empfang der Mandant:innen sowie deren Bewirtung bei persönlichen Terminen in unseren Räumen.

• Sie haben bereits mehr als 5 Jahre Erfahrung im Kanzleiumfeld gesammelt und arbeiten technisch und sozial auf höchstem Niveau
• Sie haben hervorragende Kenntnisse im Umgang mit macOS und den zugehörigen Apple-Anwendungen sowie fundierte Kenntnisse mit den M365-Tools wie Word, Excel, Outlook und Teams
• Idealerweise haben Sie auch Erfahrung mit CRM-Systemen. Zudem besitzen Sie eine hohe KI-Affinität: Sie bringen ein Grundverständnis für das Schreiben von Prompts mit, können KI-Tools sinnvoll in Prozesse einbinden und achten dabei stets auf die datensensible Nutzung in Ihrem Arbeitsalltag
• Sie bringen eine ausgeprägte Affinität zu Zahlen, Daten und Fakten mit und haben ein analytisches Denkvermögen, mit sehr hohem Organisations- und Koordinationstalent
• Sie arbeiten außerordentlich eigenständig und serviceorientiert, sind belastbar und absolut versiert darin, Prioritäten auch in sehr dynamischen Situationen richtig zu setzen. Alle an Sie übergebenen Aufgaben und Termine haben und behalten Sie vollkommen eigenständig im Blick und lösen die Themen
• Sie sind bereit, bei Mehrarbeit die Dinge selbstverständlich und mit Bravour zu Ende zu bringen, und sich auch am Abend oder an Wochenenden fortzubilden, weil es dazu gehört und Lernen (= Wachsen) Ihnen Freude macht (Podcasts, Webinare, Fortbildungen, etc.). Der Drang nach ständiger Verbesserung gehört zu Ihrem Wesen und macht Ihnen Freude

• Viel echte Verantwortung, ständig neue, spannende Herausforderungen, in einem sich stark verändernden und wachsenden Umfeld und starke Chefs und ebensolche Kolleg:innen, um An- und Miteinander zu wachsen
• Eine herausfordernde und sehr besondere Mandantschaft, die ein hohes Fingerspitzengefühl und außerordentliche Diskretion erfordert
• Zahlreiche aktive Veränderungsmöglichkeiten des eigenen Arbeitsumfeldes, in Richtung KVP, mit dem Blick auf Struktur und Systeme
• Verlässliches Feedback mindestens einmal monatlich und eine konstruktive Fehlerkultur
• 30 Tage Urlaub im Jahr
• Getränke aller Art sind zur freien Verfügung
• Lern-Flatrate für Fachthemen aller Art (Online-Seminare, Podcasts, Live-Trainings) zur Nutzung in privaten Zeiträumen
• Möglichkeit zu Coachings sowie (Fach-)Bücherwand und individuelle (Fach-)Bücherflatrate

KA1SP_DE