Assistenz (d/m/w) der wissenschaftlichen Geschäftsführung

Das Helmholtz-Zentrum für Umwelt­forschung GmbH – UFZ ist eine weltweit führende Institution in der Umwelt­forschung und Teil der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten Wissenschafts­organisation Deutschlands. Mit rund 1.200 Mitarbeitenden in Leipzig, Halle und Magdeburg forschen wir seit 1991 mit einem transdisziplinären Ansatz an den drängenden Heraus­forderungen unserer Zeit: Biodiversitäts­verlust, Klima­wandel und Umwelt­verschmutzung. Unser Ziel ist es, exzellente Forschung in konkrete Lösungen für Politik, Wirtschaft und Gesell­schaft zu übersetzen und als verlässlicher Partner Transformations­prozesse hin zu einer nachhaltigen und gerechten Zukunft für heutige und kommende Generationen zu unterstützen. Dabei leben wir eine Kultur der Zusammenarbeit, Offenheit und Vielfalt in einem Arbeits­umfeld, das Kreativität und persönliche Weiter­entwicklung aktiv fördert.

Assistenz (d/m/w) der wissenschaftlichen Geschäfts­führung

Die Stelle

Im Rahmen der ausgeschriebenen Assistenzfunktion unterstützen Sie die wissenschaftliche Geschäfts­führung im operativen Tages­geschäft, sorgen für den reibungslosen Ablauf des Sekretariats­betriebs und fungieren als wichtige Schnittstelle zu den wissenschaftlichen Departments und Stäben, zur administrativen Geschäfts­führung sowie zu externen Geschäfts­partnern.

• Selbstständige Organisation des Sekretariats unserer wissenschaftlichen Geschäfts­führung mit allen dazugehörigen einschlägigen und verwandten Aufgaben einschließlich Erledigung der nationalen und internationalen Korrespondenz (auch in englischer Sprache)
• Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen
• Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienst­reisen
• Vor- und Nachbereitung von Gastempfängen, Meetings, Sitzungen und Veranstaltungen inkl. Protokollierung und Zuarbeiten für die Gremien der Geschäfts­führung
• Vertretung der Assistenz der administrativen Geschäfts­führung
• Betreuung von Auszubildenden
• Über­nahme organisatorischer und administrativer Sonder­aufgaben

• Mit sehr guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische Berufs­ausbildung, zum Beispiel als Kauffrau/​Kaufmann für Büroko­mmunikation, Fremdsprachen­sekretär/in oder Internationale/r Management­assistent/in
• Erste relevante Berufs­erfahrung, idealerweise im Geschäfts­führungs- oder Vorstands­bereich
• Sehr gute Ausdrucks­fähigkeit in der deutschen Sprache sowie nachgewiesene sehr gute Englisch­kenntnisse (mindestens Sprachniveau B2) in Wort und Schrift
• Sehr gute Kenntnisse moderner Kommunikationsmittel, z. B. Microsoft Office
• Erfahrung im Umgang mit SAP wünschenswert
• Ausgeprägtes Organisations­talent sowie selbstständige, strukturierte und ergebnis­orientierte Arbeits­weise
• Ausgezeichnetes Kontakt- und Kommunikations­verhalten, Team­fähigkeit, sicheres Auftreten sowie Diskretion

• Die Möglichkeit, gemein­sam einen wichtigen Beitrag zur Gestaltung einer vielfältigen und nachhaltigen Zukunft zu leisten
• Einen spannenden, sicheren Arbeits­platz mit abwechslungs­reichen Aufgaben
• Ein umfangreiches und hochwertiges Programm zur Qualifizierung und Weiterbildung
• Flexible Arbeits­zeiten und vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Care-Aufgaben und Beruf durch unser Familienbüro
• Kompetente Unterstützung und Beratung für internationale Kolleg*innen zum Ankommen am UFZ durch das ‚International Office‘
• Jahres­sonderzahlung, vermögens­wirksame Leistungen sowie bezuschusstes Deutschland-Job-Ticket
• Einen Arbeits­platz in einer pulsierenden Region mit hoher Lebens­qualität und sozialer und kultureller Vielfalt

Das UFZ schätzt Vielfalt und setzt sich aktiv für die Chancen­gleichheit aller Beschäftigten unabhängig von ihrer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, dem Alter und der sexuellen Identität ein.
Wir freuen uns auf Menschen, die diverse Hintergründe, Identitäten und Perspektiven repräsentieren. Daher ermutigen wir insbesondere Menschen, die von struktureller Diskriminierung betroffen sind, sich bei uns zu bewerben.

Arbeits­ort:
Leipzig, mobiles Arbeiten bis zu 50 % nach Absprache möglich

Arbeits­zeit:
100 % (39 h p. W.)

Der Arbeits­platz ist für eine Besetzung in Vollzeit oder in Teilzeit geeignet.

Befristung:
befristet / Es wird eine dauerhafte Zusammenarbeit angestrebt. Bewerbende aus ungekündigten und unbefristeten Arbeits­verhältnissen können direkt unbefristet eingestellt werden. Andernfalls erfolgt die Besetzung vorerst befristet für 2 Jahre mit dem klaren Ziel der Entfristung.

Vergütung:
nach TVöD bis zur Entgelt­gruppe 8 inklusive der Sozial­leistungen des öffentlichen Dienstes

Bewerbungs­frist:
24.08.2026

Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen gerne:

Stefanie Baumert
stefanie.baumert@ufz.de
+49 341 6025‑1283

Heike Petersheike.peters@ufz.de
+49 341 6025‑1801

KA1SP_DE