Teamassistenz (m/w/d) für die Geschäftsstelle | Teilzeit 50 – 60 %

Wer wir sind
Der Ausbildungsfonds Baden-Württemberg (AFBW) sorgt dafür, dass die Finanzierung der Pflegeausbildung im Land fair, transparent und reibungslos läuft. Klingt trocken? Ist es nicht!

Denn wir sind das Bindeglied zwischen Pflegeschulen, Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen und den finanziellen Mitteln, die sie für die Ausbildung benötigen. Damit diese Aufgabe gelingt, braucht es Menschen, die den Überblick behalten, Abläufe organisieren und dafür sorgen, dass im Arbeitsalltag alles reibungslos funktioniert.

Deine Mission bei uns
Als Teamassistenz bist Du das organisatorische Herz unserer Geschäftsstelle. Du bist mittendrin statt nur dabei, erste Anlaufstelle für Kolleginnen und Kollegen, koordinierst Abläufe, hältst Fäden zusammen und sorgst dafür, dass unser Team bestmöglich arbeiten kann. Durch Deine Präsenz vor Ort gestaltest Du aktiv unsere Zusammen­arbeit und trägst jeden Tag dazu bei, dass wir unsere wichtige Aufgabe erfolgreich erfüllen.

• Du organisierst den Büroalltag und sorgst dafür, dass in unserer Geschäftsstelle alles reibungslos läuft.
• Du bist erste Anlaufstelle am Telefon und koordinierst den Posteingang und -ausgang.
• Du erstellst und bearbeitest Korrespondenzen und unterstützt bei administrativen Aufgaben.
• Du unterstützt unsere Teams und die Geschäftsführung durch die Übernahme allgemeiner Bürotätigkeiten.
• Du koordinierst Termine, Meetings, Fortbildungen und Teamevents.
• Du unterstützt bei der Erstellung von Zahlungsbescheiden gemeinsam mit unserem Rechtsbereich.
• Du bist die zentrale Ansprechperson in der Geschäftsstelle für Mitarbeitende vor Ort und im Homeoffice.
• Du organisierst die Teamküche und kümmerst Dich um das Bestellwesen.

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in der Büroorganisation, Assistenz oder im Office Management.
• Einen sicheren Umgang mit MS Office (insb. Word und Excel) und MS Teams.
• Organisationstalent, Eigeninitiative und eine strukturierte Arbeitsweise.
• Die Fähigkeit, auch dann den Überblick zu behalten, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig auf Dich warten.
• Freude am Umgang mit Menschen und daran, andere zu unterstützen.
• Eine positive, zuverlässige und lösungsorientierte Persönlichkeit.

• Wertschätzung & Teamgeist: Bei uns zählt jede Person im Team. Wir begegnen uns auf Augenhöhe, unterstützen uns gegenseitig und legen Wert auf ein kollegiales Miteinander.
• Mittendrin statt nur dabei: Durch den direkten Austausch mit Kolleginnen, Kollegen und der Geschäftsführung bist Du nah am Geschehen und gestaltest die Zusammenarbeit aktiv mit.
• Sicherer Rahmen: Leistungsgerechte Vergütung & betriebliche Altersvorsorge (angelehnt an den TVöD), eine betriebliche Krankenversicherung oder Firmenfitness, Business-Bike und weitere attraktive Benefits
• Langfristige Perspektive: Wir freuen uns über Menschen, die gerne Teil eines Teams werden und eine Aufgabe suchen, in der sie sich langfristig wohlfühlen und ihre Stärken einbringen können.

Warum AFBW?
Weil wir wissen, wie wichtig eine starke Teamassistenz für den gemeinsamen Erfolg ist. Bei uns arbeitest Du in einem wertschätzenden Umfeld mit klaren Strukturen, zuverlässigen Kolleginnen und Kollegen und einer Aufgabe, die für den täglichen Ablauf unserer Geschäftsstelle unverzichtbar ist. Wir schätzen Menschen, die mit Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Engagement dazu beitragen, dass der Arbeitsalltag reibungslos funktioniert.

KA1SP_DE