Vertragsmanagerin / Vertragsmanager (w/m/d)

Unser Serviceteam am Arbeits­ort Potsdam bewirtschaftet einen Bestand von rund 1.300 Wohneinheiten. Als Ansprech­person für Mietinteressenten sowie für unsere Mieterinnen und Mieter suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur unbefristeten Einstellung eine/einen:

(Entgelt­gruppe 7 TVöD Bund, Kennung: OSWO203022, Stellen‑ID 1498900)

Die Bundes­anstalt für Immobilien­aufgaben (BImA) – Anstalt des öffent­lichen Rechts – ist eine der größten Immobilien­eigentümerinnen Deutschlands. Das Spektrum reicht von Wohn-, Industrie- und Gewerbe­immobilien über militärische und ehemals militärische Flächen bis hin zu forst- und landwirtschaftlichen Arealen. Seit dem 1. September 2020 übernimmt die BImA mit ihrer seinerzeit eigens gegründeten Sparte Wohnen die Bewirtschaftung und die Entwicklung ihrer rund 40.000 Wohnungen wieder vollständig selbst. Verwaltet wird strategisch bedeutsamer Streubesitz ebenso wie große Wohnquartiere in gefestigten städtebaulichen Lagen. Die Sparte kümmert sich – mit der Wohnungs­fürsorge – um dienstortnahen und bezahlbaren Wohnraum für die Bediensteten des Bundes, insbesondere in angespannten Wohnungs­märkten in wirtschafts­starken Regionen und Großstädten. Neben dem aktuellen Fokus auf Modernisierung und Instandsetzung steht die Sparte Wohnen für eine nachhaltige Quartiers­entwicklung und hat damit auch die Themen des demographischen Umbruchs, der Digitalisierung und des Klima­wandels fest im Blick. Die Sparte gliedert sich organisatorisch in vier Regional­bereiche, acht Kunden­center und 28 Service­teams.

• Mieten­management (Betreuung lfd. Mietverhältnisse, Beendigung von Mietverhältnissen, Mieter­kommunikation etc.)
  • Mieten­management und Ansprech­person der Mieterschaft mit vorhandenen Mietverträgen, Betreuung laufender Mietverhältnisse
  • Über­nahme & Überwachung des Miet- und Kautions­managements
  • Vorbereitung von Mietwert­ermittlungen, Bearbeitung/​​Durch­führung von Mietanpassungs­verfahren, z. B. im Rahmen von Modernisierungs­maßnahmen in Abstimmung mit dem Baumanagement
  • Unterstützung bei der Durch­führung von gerichtlichen Mahnverfahren
  • Vorbereitung und Abschluss von Mietverträgen und Anlage im SAP‑System, Auswertung/​Zusammen­stellung von Mietverträgen
  • Erstellen von Übergabe‑​/​Rückgabe­protokollen, Besichtigung und Übergabe von Wohnungen, Durch­führung von Wohnungs­besichtigungen inkl. Übergabe und Wohnungs­abnahmen
  • Prüfung von Kündigungs­fristen und Fertigung von Kündigungs­bestätigungen, Überwachung von Kündigungs­vorgängen
  • Forderungs­management sowie Kontrolle und Abschluss des Mieterkontos, Beendigung von Mietverhältnissen Freigabe der Mietsicherheit (Kautions­auszahlung)
  • Über­nahme von Wohnungen in den Bestand, z. B. infolge von Über­nahmen aus Drittbeständen oder von Neubau­wohnungen der Wohnraum­offensive in Abstimmung mit der Bewirtschaftung
  • Abstimmung mit der Vergabe­stelle von Wohnungen im Rahmen der Wohnungs­fürsorge sowie Gewinnung von Neukunden
  • Koordinierung des Vermietungs­prozesses, insbesondere auch im Zuge von Übergaben und der Wieder­herstellung der Vermietbarkeit in Abstimmung mit dem Baumanagement
  • Mieter­kommunikation und Aufgaben des Umzugs­managements im Rahmen technischer Maßnahmen in Abstimmung mit dem Baumanagement
  • Unterstützung bei der Überwachung und Dokumentation der Betreiber- und Verkehrs­sicherungs­pflichten in den Wohnliegenschaften
• Bearbeitung von Vertrags­angelegenheiten und Marketing­angelegenheiten
  • Bearbeitung von Vertrags­angelegenheiten für Stellplätze und Garagen einschließlich Vertrags­management von Stellplätzen und Garagen
    Erstellung von Gestattungs­verträgen und Bearbeitung von Vertrags­anpassungen
  • Erstellung von Exposés und laufende Qualitäts­kontrolle
  • Erstellung von objekt- und quartiers­spezifischen Marketing­maßnahmen inkl. Preis‑​/​Produkt­differenzierung
  • Daten­erfassung und Stammdaten­pflege unter Anwendung von SAP, Zusammen­stellen/​Auswerten von Listen, Sicher­stellung der Stammdaten­qualität in SAP und im CRM‑System

Qualifikation:

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbil­dung, vorzugsweise mit Schwerpunkt in der Immobilien-, Grundstücks- oder Wohnungs­wirtschaft

Fachkompe­tenzen:

• grundlegende immobilien­wirtschaftliche Kenntnisse
• idealerweise Erfahrungen in der Wohnungs­wirtschaft
• sicherer Umgang mit IT‑Standard­anwendungen (Word, Excel, Outlook)
• gute Anwender­kenntnisse in SAP bzw. die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen

Weitere Anforderungen:

• Führerschein der Klasse B und die Bereitschaft zum eigenständigen Führen von Dienstkraft­fahrzeugen
• gründliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeits­weise
• Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeits­aufkommen selbstständig, zielorientiert und sicher zu arbeiten
• kunden‑​/adressaten­orientiertes Verhalten
• Fähigkeit zum teamorientierten Handeln, Kritikfähigkeit

• eine interessante und abwechs­lungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeit­geberin
• Verein­barkeit von Familie und Beruf bei der Arbeits­zeit­gestaltung
• Möglichkeit der Anmietung einer Wohnung aus dem Bestand der Wohnungs­fürsorge des Bundes
• berufliche Entwicklungs­möglich­keiten sowie umfangreiche Fortbildungs­angebote
• betriebliche Alters­versorgung
• Jahres­sonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen
• 30 Tage Urlaub/31 Tage ab 2027
• Zeit-statt-Geld-Wahlmodell
• Kurse zur Gesundheits­förderung sowie Vorsorge­maßnahmen
• Zuschuss zum Deutschland‑​/JobTicket

KA1SP_DE