Teamassistenz / Kanzleiorganisation (m/w/d)

Du behältst den Überblick und hältst unserem Team den Rücken frei.

Du organisierst gerne, hast Freude am Kontakt mit Menschen und bringst praktische DATEV-Kenntnisse mit? Bei uns sorgst du dafür, dass der Kanzleialltag rundläuft – und gestaltest unsere Abläufe aktiv mit.

Wir sind die LSW GmbH Steuerberatungsgesellschaft in Markgröningen. Seit 1980 begleiten wir Unternehmen und Privatpersonen in steuerlichen und unternehmerischen Fragen. Als moderne, digital aufgestellte Kanzlei nutzen wir intensiv digitale Lösungen und künstliche Intelligenz, um unsere tägliche Arbeit zu unterstützen und Abläufe kontinuierlich zu verbessern. Wir verbinden Erfahrung mit Offenheit für neue Technologien und einem familiären Miteinander.

• Empfang und Telefon: Du begrüßt unsere Mandanten, nimmst Anrufe entgegen und leitest Anliegen an die richtigen Ansprechpartner weiter.

• Sekretariat und Büroorganisation: Du bearbeitest Post und E-Mails, erledigst Korrespondenz und sorgst für eine strukturierte digitale Ablage.

• Termine und interne Abstimmung: Du koordinierst Termine, bereitest Besprechungen vor und behältst interne Aufgaben und Wiedervorlagen im Blick.

• Rechnungsstellung mit DATEV: Du hältst Abrechnungsinformationen nach und erstellst und versendest Honorarrechnungen nach Vorgaben und in Abstimmung mit den zuständigen Kollegen.

• Mahnwesen: Du überwachst offene Rechnungen und Zahlungseingänge, erstellst Zahlungserinnerungen und Mahnungen und klärst Rückfragen freundlich und verbindlich.

• Mandantenaufnahme: Du koordinierst die organisatorische Aufnahme neuer Mandanten, bereitest Unterlagen nach Vorgaben vor und sorgst für vollständige Stammdaten und eine geordnete Übergabe.

• Kanzleiabläufe weiterentwickeln: Du pflegst Checklisten, Vorlagen und Arbeitsanweisungen und setzt gemeinsam mit Geschäftsführung und Team Verbesserungen unserer digitalen Abläufe um.

• Kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.

• Erfahrung im Sekretariat, in der Teamassistenz oder Kanzleiorganisation.

• Praktische DATEV-Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office.

• Idealerweise Erfahrung in DATEV-Honorarabrechnung und Mahnwesen.

• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise und Freude an der Verbesserung von Abläufen.

• Freundliches Auftreten, sehr gutes Deutsch, Zuverlässigkeit, Teamgeist und Diskretion.

Das erwartet dich bei LSW

Ein offenes, familiäres Team und moderne technische Ausstattung. Digitale Prozesse und KI-Anwendungen gehören zu unserem Arbeitsalltag. Du arbeitest eng mit Mandanten, Kollegen und Geschäftsführung zusammen, lernst neue Anwendungen kennen und bringst eigene Ideen ein.

Dein Arbeitsplatz ist in unserer Kanzlei in Markgröningen. Deinen Umfang zwischen 35 und 40 Wochenstunden und die Verteilung stimmen wir gemeinsam ab, sodass Empfang und Telefon während unserer Servicezeiten zuverlässig besetzt sind.

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