Tagungs- & Veranstaltungskoordinator (m/w/d)

Die Europäische Akademie Otzenhausen gGmbH (EAO), gelegen im nördlichen Saarland, am Rande des Nationalparks Hunsrück-Hochwald ist als staatlich anerkannte Einrichtung der allgemeinen Weiterbildung ein Ort der Begegnung für Menschen aus aller Welt. Neben einem umfangreichen Bildungsprogramm für unterschiedliche Zielgruppen, bietet die Akademie als modernes Konferenz– und Tagungszentrum die Möglichkeit, hier mit allem Komfort in großer Runde zu tagen und in ruhiger Atmosphäre zu arbeiten. Die Akademie verfügt über 17 Seminar– und Arbeitsgruppenräume, 67 moderne Gästezimmer, Restaurant, Grillplatz, Bistro mit Billard und Kegelbahn sowie Fitnessraum.

Anstellungsart: Vollzeit

Sie:

• planen und koordinieren die Belegung unserer Tagungs- und Veranstaltungsräume mit eigenen Seminaren und Gasttagungen.
• betreuen unsere Kundinnen und Kunden von der ersten Anfrage über die Angebots- und Vertragserstellung bis zur Veranstaltung.
• sind für die strategische und ergebnisorientierte Betreuung unseres Kundenstammes sowie neuer Kunden zuständig. Dabei richten Sie alle Maßnahmen konsequent auf den gemeinsamen Geschäftserfolg und eine nachhaltige Umsatzsteigerung aus.
• führen auf der Basis von Auswertungs- und Controllingdaten fundierte Analysen durch und leiten aus den Ergebnissen präzise Handlungsvorschläge für die Geschäftsführung ab.
• koordinieren die Abstimmung mit Rezeption, Gastronomie, Haustechnik und weiteren Bereichen unseres Hauses.
• sorgen dafür, dass alle relevanten Informationen zusammenlaufen und intern zuverlässig weitergegeben werden.
• kontrollieren die Seminarräume vor Veranstaltungsbeginn.

• eine fachbezogene Berufsausbildung, idealerweise in der Veranstaltungsorganisation oder in der Hotellerie und Berufserfahrung in einer serviceorientierten Position
• fundierte Organisationskompetenz mit einem Blick für Details
• eine ausgeprägte Kommunikationsstärke mit einem sehr guten, stilsicheren Ausdrucksvermögen im Umgang mit unseren internationalen Gästen
• eine strukturierte, analytische und proaktive Arbeitsweise mit der Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Sie sind fit im Umgang mit gängigen digitalen Anwendungen und bringen idealerweise bereits praktische Erfahrung mit Power BI oder einem vergleichbaren Reporting-Tool mit, um Daten effizient zu nutzen und Prozesse zu optimieren
• sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachenkenntnisse sind willkommen
• Sie sind ein engagierter Teamplayer, arbeiten strukturiert, zielorientiert und bewahren auch einen kühlen Kopf, wenn es turbulent ist.

• ein unbefristeter Arbeitsplatz in Vollzeitbeschäftigung (40-Std.-Woche) mit einer langfristigen Zukunftsperspektive
• eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Aufgabe mit viel Gestaltungsspielraum an einem modernen Arbeitsplatz
• ein zukunftsorientiertes und nachhaltiges Arbeitsumfeld
• eine umfassende Einarbeitung sowie eine der Position angemessene Vergütung

Raum zur Weiterentwicklung

Wir unterstützen individuelle Weiterbildung und bieten Ihnen die Möglichkeit, sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln.

Work-Life-Balance

Gestalten Sie Ihren Arbeitstag flexibel. Sie starten nach Absprache mit den Kolleg:innen morgens zwischen 07:00 und 9:00 Uhr. Mehrarbeit wird auf dem persönlichen Arbeitszeitkonto erfasst und kann für freie Tage abgebaut werden.

Weitere Vorteile

Betriebliche Altersvorsorge durch Gehaltsumwandlung mit einem erhöhten Zuschuss, betriebliche Kranken-Zusatzversicherung, Mittagessen zum vergünstigten Personalpreis (optional), Betriebliches Gesundheitsmanagement.

Gute Erreichbarkeit

Direkt an der Autobahnabfahrt A62 und A1 gelegen mit kostenfreien Parkplätzen direkt auf unserem Gelände.

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