Leitung Office & Administration (m/w/d)

Der ZIV – Die Fahrradindustrie ist der Verband der deutschen und internationalen Fahrradwirtschaft – einer Branche mit starken Wurzeln und enormem Potenzial.
Rund 90% der in Deutschland produzierten Fahrräder und E-Bikes stammen aus unseren rund 140 Mitgliedsunternehmen. Wir vertreten ihre Interessen gegenüber der Gesetzgebung, Regierung, Behörden, Medien, Institutionen und Organisationen und gestalten aktiv die Zukunft der Branche.
Mit der wachsenden Bedeutung der Fahrradwirtschaft wächst auch der ZIV. Mit der towards tomorrow – European Bike Show entsteht die neue internationale Leitmesse der Fahrradwirtschaft in Europa, und 2027 ist die Verschmelzung mit unserem Partnerverband Zukunft Fahrrad geplant.

In unserem derzeit 15-köpfigen Team hält die Leitung Administration & Office-Management die organisatorischen und kaufmännischen Abläufe der Geschäftsstelle zusammen. Sie schafft Strukturen, sorgt für reibungslose Prozesse und leistet damit einen wichtigen Beitrag dazu, dass Verband und verbundene Gesellschaften im Arbeitsalltag effizient funktionieren.

• Verantwortung für die Verwaltung von Verband und Servicegesellschaft
• Organisation und Weiterentwicklung der Geschäftsstelle
• Verantwortung für die ausgelagerte Buchhaltung und vorbereitende Buchhaltung (Rechnungsstellung, Zahlungsverkehr, Kontenpflege, Belegorganisation)
• Betreuung und strategische Weiterentwicklung des CRM-Systems des Verbandes
• Weiterentwicklung und Durchführung von Budgetplanung, Reporting, Controlling und Jahresabschlussvorbereitung
• Personalsachbearbeitung
• Ansprechpartner:in für Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung
• Beratung der Fachbereiche und Projektleitungen in finanziellen Fragen
• Mitgliederverwaltung inkl. Beitragsabrechnung und Stammdatenpflege
• Vertrags- und Dokumentenmanagement
• Weiterentwicklung interner Arbeitsabläufe, Prozesse und Organisationsstrukturen – auch im Rahmen des laufenden Verschmelzungsprozesses
• Schnittstellenfunktion zwischen Mitgliedern, Geschäftsführung, Gremien und externen Dienstleistern

• Spaß an Neuem und Lust, Dinge zu gestalten
• Kaufmännische Ausbildung (z. B. Steuerfachangestellte/r, Bürokauffrau/-mann) oder vergleichbare Qualifikation, gerne mit Weiterbildung im Rechnungswesen
• Mehrjährige Berufserfahrung in Verwaltung und/oder vorbereitender Buchhaltung, idealerweise in einem Verband oder einer vergleichbaren Organisation
• Sicherer Umgang mit Software (u.a. DATEV Unternehmen Online, cobra CRM) sowie MS Office
• Strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team und mit Mitgliedsunternehmen
• Diskretion und Sorgfalt im Umgang mit vertraulichen und finanziellen Daten
• Kommunikationsstärke und ein souveräner Umgang mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner:innen
• Sehr gute Deutschkenntnisse; verhandlungssichere Englischkenntnisse von Vorteil

• Arbeit für eine Zukunftsbranche: die Fahrradwirtschaft – mit viel Bewegung, Relevanz und Gestaltungspotenzial
• Gestaltungsspielraum und Verantwortung: in einer zentralen Rolle und einer Phase des Aufbruchs
• Ein engagiertes, kompetentes Team mit Freude an der Sache und einem offenen, kollegialen Miteinander
• Unbefristete Vollzeitstelle mit langfristiger Perspektive; die Position besteht auch im Zuge der geplanten Verschmelzung mit Zukunft Fahrrad fort
• Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten – plus einen modernen Arbeitsplatz in Berlin-Mitte
• Fahrrad-Leasing und Jobticket

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf, Gehaltsvorstellungen und möglichem Einstiegstermin – bitte in einer PDF-Datei – per E-Mail an bewerbung@ziv-zweirad.de .

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