Sachbearbeiter im Schulsekretariat (m/w/d)

In dem Fachgebiet Schule innerhalb der Abteilung Schule, Sport und Inklusion der Stadt Langenhagen sind für die Schulsekretariate drei Stellen als

Sachbearbeiter im Schulsekretariat (m/w/d)

(Ausschreibungs­nummer 3563)

zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen.

In der Hermann-Löns-Schule ist eine Stelle unbefristet mit 28 Stunden/Woche zu besetzen.

In dem Gymnasium ist eine Stelle befristet mit 22 Stunden/​Woche und eine Stelle befristet mit 30 Stunden/​Woche jeweils als Abwesenheitsvertretung längstens bis zum 30.06.2027 zu besetzen.

Teilen Sie uns bitte in Ihrer Bewerbung mit, für welche der vorgenannten Stellen Sie sich interessieren.

Die Tätigkeiten sind nach Entgeltgruppe 5 TVöD bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den persönlichen Voraussetzungen.

Erholungsurlaub sowie Freizeitausgleich für anfallende Über- bzw. Mehrarbeits­stunden können nur in den Ferien genommen werden. Da in den Ferien nur an wenigen Tagen gearbeitet wird, sind sogenannte „Ferienüber­hangzeiten“ vor- bzw. nachzuarbeiten, so dass die tatsächliche wöchentliche Arbeitszeit höher ist als die vertraglich vereinbarte.

Während der Schulzeiten und wie oben geschrieben an wenigen Tagen auch in den Ferien soll sichergestellt werden, dass den Schülerinnen/Schülern, Lehrkräften, Eltern und anderen Personen stets kompetente Ansprech­personen vor Ort zur Verfügung stehen. Neben der verwaltungsmäßigen Bearbeitung von Daten, besteht auch die Notwendigkeit der Betreuung und Versorgung z. B. erkrankter oder verletzter Schülerinnen/Schüler.

Allgemeine Schulsekretariatsaufgaben erledigen, insbesondere

• den Infor­mations­austausch sicherstellen (Telefonvermittlung, telefonische Auskünfte, Umläufe veranlassen und überwachen), Aushänge veranlassen, Vordrucke/​Informationsmaterial beschaffen und verwalten
• Besucherverkehr abwickeln, Beratung der Schüler/innen und Erziehungs­berechtigten in Fragen zum allgemeinen Schulbetrieb
• Termine vereinbaren/koordinieren
• Akten anlegen und führen, Wiedervorlage führen, Loseblatt­sammlungen pflegen, Betreuen von schulspezifischen Verwaltungs­programmen
• Posteingänge bearbeiten (sichten/​inhaltlich vorsortieren, stempeln, verteilen, weiterleiten, ggf. eigen­ständig beantworten), Postausgänge kuvertieren, frankieren und versenden
• Anschaffung von Büromaterial, Arbeits- und Verbrauchsmaterialien, Ausstattungsgegenständen
• Haushalts- und Kassenangelegen­heiten bearbeiten, insbesondere
  • bei den Mittelanmeldungen mitwirken und Schulbudget laufend überwachen und
  • Rechnungseingangskontrolle, sachliche und rechnerische Feststellung der Rechnungen
• bei Ein-, Um- und Ausschulungen, speziellen Überprüfungen und der Schulpflichtüberwachung mitwirken
• Schülerakten/​Schülerdateien anlegen und führen, Schülerausweise und Schulbescheinigungen ausstellen, Zeugnisabschriften fertigen und Beglaubigungen vornehmen
• Fahrkartenausgabe, Anträge auf Kostenerstattung ausgeben und verwalten
• Unfall-, Diebstahls-, Schadens- sowie Einbruchmeldungen u. Ä. aufnehmen und weiterleiten
• Anträge auf Kostenerstattung für Schullandheimaufenthalte, Wander­tage, Studienfahrten, Austausch­projekte u. Ä. an den Schulträger bearbeiten und abrechnen, Anträge auf spezielle Leistungen (Zuschüsse, BAföG) ausgeben
• Schreibarbeiten in Absprache mit der Schulleitung erledigen sowie Sitzungsunterlagen zusammenstellen
• Listen bzw. Dateien führen und nach Vorgaben auswerten, Statistiken erstellen und führen
• Terminpläne für Prüfungen erstellen, Listen der Prüfer fertigen, Prüfungs­unterlagen zu mündlichen Prüfungen für die Prüfungskommission zusammenstellen
• Schulinspektionen vorbereiten und bei der Durchführung mitwirken
• Versorgung bei kleineren Verletzungen und gesundheitlichen Beeinträchtigungen der Schüler/innen
• zusätzliche Aufgaben in Ganztags­schulen, An- und Abmeldungen für Ganztag und Ferienbetreuung entgegennehmen, entsprechende Listen erstellen und Schulträgern übermitteln, Teilnehmerabfragen versenden und Absprachen mit dem Caterer treffen

• Befähigung für den allgemeinen Dienst, Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt bzw. abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten, Angestelltenlehrgang I oder Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung
• Stressresistenz, Selbstorganisation und vertrauensvolle Aufgabenerledigung
• sichere EDV‑Kenntnisse in Word, Excel sowie die Bereitschaft, sich in die Schulsoftware einzuarbeiten
• sicheres und freundliches Auftreten, hohe Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Flexibilität

• einen sicheren Arbeitsplatz mit einem unbefristeten bzw. befristeten Arbeits­vertrag nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD)
• eine Bezahlung nach TVöD, die Brutto-Vergütung bei Vollzeit bei Entgelt­gruppe 5 TVöD liegt zwischen 3.124,08 € und 3.449,05 € (je nach Berufserfahrung Stufe 1 bis 3, Tarifstand Oktober 2026)
• die Vorzüge des TVöD, z. B. 30 Tage Tarifurlaub bei einer 5-Tage-Woche pro Kalenderjahr, Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt, Zusatzversorgung als Betriebsrente etc., sowie als über­tarifliche Leistung einen erhöhten Arbeitgeberzuschuss zu Ihrem Vertrag über vermögenswirksame Leistungen
• unser betriebliches Gesundheits­management, wie z. B. Betriebssport oder Massage
• die Möglichkeit der Altersteilzeit für ältere Beschäftigte
• ein vergünstigtes Job- bzw. Deutschland­ticket
• eine Partnerschaft mit der Fluxx-Notbetreuung für Kinder und unter­stützungsbedürftige Angehörige
• eine Teilnahme an Corporate Benefits für zahlreiche vergünstigte Einkaufs­möglichkeiten
• Zugang zu Fitnessstudios, Schwimm­bädern und vielen weiteren Sportein­richtungen mit Hansefit
• Möglichkeit des Fahrradleasings
• individuelle Fort- und Weiterbildungs­möglichkeiten
• Mitarbeit in einem aufgeschlossenen und engagierten Team
• eine vielseitige, interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit

Die Stadt Langenhagen strebt an, dass sich die Vielfalt der Bevölkerung auch in der Verwaltung abbildet. Sie erkennt damit Vielfalt als Teil ihrer Unternehmenskultur an und ist bestrebt, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das Personen unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung oder sexueller Orientierung gleiche Chancen bietet.

Schwerbehinderte Bewerberinnen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Die Stadt Langenhagen ist an einer ausgewogenen Geschlechterquote interessiert. Aus diesem Grund besteht bei gleicher Eignung ein höheres Interesse an der Besetzung der Stelle mit einer weiblichen oder diversgeschlechtlichen Person.

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