Administrative*r Referent*in (m/w/d) zur Unterstützung der Abteilungs­direktorin (Teilzeit 50 %)

WIR SUCHEN ZUM NÄCHSTMÖGLICHEN ZEITPUNKT EINE*N

Administrative*n Referent*in (m/w/d)
zur Unterstützung der Abteilungs­direktorin (Teilzeit 50 %)

Das Max-Planck-Institut für Immunbiologie und Epigenetik in Freiburg sucht eine*n persönliche*n Referent*in in Teilzeit zur administrativen Unterstützung der Wissenschaftlichen Direktorin und Vizepräsidentin der Biomedizinischen Sektion der MPG (Prof. Dr. Asifa Akhtar).

Die Stelle ist zum nächst­möglichen Zeitpunkt zu besetzen und zunächst für zwei Jahre befristet.

• Umfang50 %
• Befristung2 Jahre
• Vergütungmax. E 9b

Als persönliche*r Referent*in sind Sie vor allem für folgende Aufgaben zuständig:

• Bearbeitung des gesamten Schriftverkehrs in deutscher und/oder englischer Sprache
• Sicher­stellung eines termin- und adressaten­gerechten Informations­flusses
• Auswerten, Aufbereiten und Zusammenfassen von verschiedenen Dokumenten (z. B. Berichte, Statistiken, Präsentationen) in deutscher und/oder englischer Sprache
• Ableiten möglicher Maßnahmen als Vorschlag zur Entscheidungs­findung für die Direktorin
• Koordination der in den verschiedenen Aktions­plänen festgelegten, umzusetzenden Maßnahmen
• Reisemanagement (Reisevor- und ‑nachbereitung)
• Mitwirken bei der Planung, Organisation und Durch­führung von Meetings, Veranstaltungen und Seminaren
• Akten- und Dokumenten­management
• Schnittstelle zwischen der wissenschaftlichen Abteilung und den wissenschaftlichen, technischen sowie administrativen Service­bereichen am Institut sowie zu den Ansprech­personen in der General­verwaltung in München.

Wir erwarten einen abgeschlossenen, kaufmännischen Hochschul­abschluss (Bachelor, FH-Diplom) oder einen vergleichbaren Abschluss. Sehr gute Deutsch- und Englisch­kenntnisse in Wort und Schrift sind unerlässlich. Erste Berufs­erfahrungen im oben beschriebenen Aufgaben­gebiet sind wünschenswert. Außerdem erwarten wir umfangreiche Erfahrungen im Umgang mit Microsoft-Office-Programmen. Gute Kenntnisse in Grafik­programmen sind von Vorteil. Die Fähigkeit zum analytischen und strategischen Denken sowie ein loyales und zielorientiertes Handeln sind für Sie selbstverständlich. Teamorientiertes und kommunikatives Arbeiten sowie ein hohes Maß an Flexibilität, Organisations­talent und Eigen­initiative runden Ihr Profil ab.

Eingebettet in eine Region, die Deutschland, Frankreich und die Schweiz verbindet, bietet unser Institut ein internationales Forschungs­umfeld mit herausragenden Infrastruktur­einrichtungen und positivem Arbeitsklima, das hohen Wert auf die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben legt.

• Eine Vergütung nach TVöD bis max. Entgelt­gruppe 9b bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen
• Sozial­leistungen entsprechend des öffent­lichen Dienstes (VBL)
• Zusätzliche leistungs­orientierte Vergütungs­komponente
• Fachliche Weiterbildungs- und Entwicklungs­möglich­keiten
• Tätigkeit in einem modernen Arbeits­umfeld
• Mobiles Arbeiten an einem Ort Ihrer Wahl innerhalb Deutschlands ist bis maximal 40 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeits­zeit in begründeten Fällen möglich
• Gute Anbindung an den ÖPNV und Zuschuss zum Jobticket
• Verpflegung durch fußläufig erreichbare Einkaufs­möglich­keiten
• Dual-Career-Support und Welcome-Service
• Familien­freundliche Angebote (angegliederte Kindertages­stätte am Institut, Mit-Kind-Zimmer, Stillzimmer)

KA1SP_DE