Teamassistenz (m/w/d) für die Immobilien-Verwaltung in Teil-/Vollzeit ab 25 Std./Woche

Wir sind und bleiben ein inhabergeführtes Familienunternehmen. Seit 1964 stehen wir in Hamburg für hanseatische Verlässlichkeit, starke Vermarktung und moderne Verwaltung. Bei uns erwarten Dich ein offenes Team, flache Hierarchien, vielseitige Aufgaben und ein Umfeld, das Qualität, Transparenz und Begeisterung lebt.

In Deiner neuen Position bist Du die zentrale Anlaufstelle für unser Team in der Immobilienverwaltung und unterstützt unsere Verwalter im Tagesgeschäft. Du koordinierst unterschiedliche Anliegen, behältst Aufgaben und Termine im Blick und sorgst dafür, dass Informationen an den richtigen Stellen zusammenlaufen. Mit Deiner strukturierten und serviceorientierten Art trägst Du zu reibungslosen Abläufen bei und hältst Deinen Kollegen bei folgenden Aufgaben den Rücken frei:

• Du nimmst eingehende Telefonate entgegen, erfasst die jeweiligen Anliegen, übernimmst die erste Bearbeitung und leitest sie an die zuständigen Ansprechpartner weiter.
• Du bist erster Kontakt für Handwerker, Eigentümer, Mieter und Behörden und überzeugst mit einer professionellen und freundlichen Kommunikation.
• Du beauftragst eigenständig Kleinreparaturen, holst Angebote ein und begleitest die weitere Bearbeitung.
• Du unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung von Eigentümerversammlungen, nimmst an den Versammlungen teil und übernimmst die Protokollführung.
• Du wirkst bei der Umsetzung gefasster Beschlüsse mit und stößt die erforderlichen nächsten Schritte an.
• Du übernimmst die digitale Ablage, das Vorgangsmanagement sowie die Kommunikation mit unseren Kunden über das Kundenportal Casavi.
• Du überwachst Wiedervorlagen und Fristen im Team und unterstützt dabei, offene Vorgänge rechtzeitig zu bearbeiten.

Du organisierst gerne, arbeitest sorgfältig und hast Freude daran, Dein Team im Tagesgeschäft zu unterstützen? Mit Deiner kommunikativen und serviceorientierten Art bist Du genau die Verstärkung, die wir suchen. Mitbringen solltest Du:

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung als Teamassistenz, idealerweise in der Immobilienbranche bzw. Immobilienverwaltung
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen, Ideen einzubringen und unsere Unternehmensentwicklung aktiv mitzugestalten
• Eine strukturierte, eigenverantwortliche und effiziente Arbeitsweise
• Ausgeprägte Teamfähigkeit, Belastbarkeit und Flexibilität
• Fundierte Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie einen sicheren Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Grundkenntnisse in Englisch sind von Vorteil

• Top Ausstattung: Moderne Kommunikationstools, ein bestens eingerichteter Arbeitsplatz und professionelles Marketing stehen für Dich bereit.
• Strukturierte Einarbeitung: Wir sorgen dafür, dass Du Dich bei uns schnell wohlfühlst – regelmäßige Feedbackgespräche inklusive.
• Weiterbildung: Ob fachlich oder persönlich – bei uns bleibst Du immer up to date.
• Flexibilität: Dank Gleitzeit gestaltest Du Deine Arbeitszeit flexibel. Außerdem kannst Du bis zu zwei Tage die Woche remote arbeiten.
• Miteinander: Wir setzen auf ein wertschätzendes und offenes Team, das sich gegenseitig unterstützt. Regelmäßige Teamfrühstücke, Sportgruppen und gemeinsame Mittagspausen gehören auch mit dazu.
• Mitgestaltung: Deine Ideen sind gefragt! Hilf uns, das Unternehmen weiterzuentwickeln und die Zukunft aktiv mitzugestalten.
• Kurze Entscheidungswege: Dank flacher Hierarchien geht bei uns alles fix.
• Benefits: Ganz nach Deinen Bedürfnissen kannst Du Dir eines unserer Angebote (Deutschlandcard, Einkaufs-/Tankgutschein, Urban Sports Club, Leasingfahrrad und weitere) aussuchen.
• Auf Wohnungssuche?!: Solltest Du nicht aus Hamburg kommen, aber einen Umzug in Betracht ziehen, unterstützen wir Dich gerne durch eine freie Wohnung aus unserem Bestand.
• Soziales Engagement: Wir packen gern mit an, wenn's darum geht, etwas zurückzugeben – egal ob beim Bäume pflanzen oder bei der Unterstützung obdachloser Menschen.
• Vorsorge und Vermögensplanung: Wir sorgen dafür, dass du bestens vorbereitet bist – mit informativen Vorträgen eines Notars rund um Versorgungsvollmacht, Testament, Patientenverfügung, Erben und mehr. Und wenn es um deine Vermögensplanung geht, stehen wir dir mit unseren Kontakten ebenfalls gern beratend zur Seite. Klar, verständlich und auf Augenhöhe.

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