Senior Executive Assistant

So international wie ein Konzern, so persönlich wie ein Mittelständler, das ist die Kultur bei Biotest. Als weltweiter Spezialist für Immunologie und Hämatologie heißt unsere Mission „Leben retten“. Mit innovativen Produkten und richtungsweisender Forschung geben wir chronisch Kranken neue Perspektiven. Motivierte Mitarbeitende sind da ein Muss. Individuelle Förderung und Entwicklungsperspektiven gehören darum zu unserem Alltag. Werden Sie Teil einer mehr als 2.800 Mitarbeitenden starken Idee.

Your Responsibilities

• Provide proactive, forward-looking support to the Senior Vice President Commercial Operations and anticipate administrative and organizational requirements
• Independently manage, coordinate and prioritize complex calendars, meetings and appointments, including short-notice changes and shifting priorities
• Organize and coordinate international business travel, including bookings, schedules and alignment across countries and time zones
• Prepare, coordinate and follow up on internal and external meetings, senior management appointments and related action items
• Ensure an efficient flow of information and manage professional communication and correspondence with internal stakeholders, senior executives, business partners and external contacts
• Prepare and format presentations, documents, reports and decision-making materials to support day-to-day business activities
• Coordinate and support projects by tracking actions, deadlines, priorities and agreed follow-up items
• Handle sensitive commercial, strategic and management information with a high degree of discretion, confidentiality and sound judgment

Your Profile

• At least 10 years of experience as an Executive Assistant, Senior Executive Assistant, Executive Business Partner or in a comparable role, including support to senior leadership
• Strong experience in an international business environment and in working with senior internal and external stakeholders
• Experience in pharmaceuticals, healthcare, life sciences or another highly regulated industry is highly desirable
• Excellent organizational, project coordination and prioritization skills, with a proactive and independent working style
• Confident and diplomatic communication skills, strong intercultural awareness and a high degree of discretion
• Fluent German and English; additional languages such as Spanish, Arabic, Turkish, Chinese and/or French are highly desirable
• Advanced proficiency in Microsoft Office and modern collaboration tools
• Flexible, solution-oriented and able to maintain focus in a dynamic, fast-paced environment

• Altersvorsorge:

  Wir bieten verschiedene Möglichkeiten der Entgeltumwandlung (versicherungsförmig), fördern die Vorsorge im Rahmen des Chemietarifvertrags und unterstützen zusätzlich mit einer tariflichen Pflegezusatzversicherung (CareFlex).

• Arbeitszeit:

  Unsere 37,5-Stunden-Woche wird durch (meist) flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und Vertrauensarbeitszeit im außertariflichen Bereich ergänzt.

• Attraktive Vergütung:

  Neben einer attraktiven Vergütung, bieten wir die Möglichkeit der tariflichen Umwandlung von Geld in freie Zeit und zusätzliche Corporate Benefits.

• Onboarding:

  Ein strukturierter Einstieg mit Willkommensmappe, Welcome Day und individuellem Einarbeitungsprogramm sorgt für einen gelungenen Start.

• Personalentwicklung:

  Die Entwicklung wird durch regelmäßige Mitarbeitergespräche, Talentprogramme sowie interne Schulungen und Trainings gefördert.

• Verpflegung:

  Ein Betriebsrestaurant mit arbeitgeberbezuschusster Verpflegung sowie kostenfreie Wasserspender und Kaffeemaschinen tragen zum täglichen Wohlbefinden bei.

• Weitere Vorteile:

  Zu den weiteren Vorteilen zählen u.a. ein kostenfreies Mitarbeiter-Parkhaus inklusive Lademöglichkeiten für E-Autos, eine sehr gute Verkehrsanbindung, unsere Kindertagesstätte, „BioNest“, arbeitsmedizinische Betreuung, flache Hierarchien sowie ein angenehmes Arbeitsumfeld.

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