Assistenz der Geschäftsbereichsleitung Landesbau

Bei der Gebäudemanagement Schleswig-Holstein (GMSH) arbeiten rund 1.800 Menschen daran, das Land Schleswig-Holstein voranzubringen – durch nachhaltiges Bauen, intelligentes Beschaffen und zukunftsfähiges Bewirtschaften öffentlicher Gebäude.

Unser Anspruch: Prozesse und Lösungen kontinuierlich zu verbessern – fachlich fundiert, lösungsorientiert und mit Offenheit für neue Wege.

Bereit, etwas zu bewegen? Dann werden Sie Teil unseres Teams.

Als Assistenz der Geschäftsbereichsleitung Landesbau (m/w/d) sind Sie die erste Anlaufstelle im Geschäfts­bereich. Sie koordinieren das Tages­geschehen, behalten wichtige Themen und Fristen im Blick und sorgen mit Ihrem voraus­schauenden und strukturierten Arbeiten dafür, dass sich die Geschäfts­bereichsleitung auf Ihre wesent­lichen Aufgaben konzentrieren kann.

• Sie halten der Geschäftsbereichsleitung organisatorisch den Rücken frei und sorgen für Struktur und Überblick im Tages­geschäft, indem Sie:
  • Termine und Besprechungen koordinieren und organisieren,
  • die Post- und E-Mail-Bearbeitung übernehmen, relevante Vorgänge erkennen und priorisieren,
  • die Telefonkommunikation übernehmen und Vermerke erstellen,
  • Besprechungen vor- und nachbereiten sowie Protokolle führen,
  • offene Aufgaben, Rückmeldungen und Fristen im Blick behalten und deren Bearbeitung nachverfolgen,
  • wichtige Themen und Handlungsbedarfe erkennen und die Geschäftsbereichs­leitung darauf aufmerksam machen.
• Sie formulieren Texte, erstellen Präsentationen und arbeiten dabei sicher mit MS Office und weiteren digitalen Tools.
• Sie bringen Ihre Fähigkeit zur Informations­filterung und Strukturierung ein, indem Sie:
  • strategische Fragestellungen und politische Anfragen aufbereiten,
  • zu neuen Themen, wie z. B. Klimaschutz, recherchieren,
  • Inhalte mit anderen Landesverwaltungen abgleichen und auf­bereiten,
  • Auswertungen aus Datenbanken durchführen.
• Sie bearbeiten Honorarverträge von der schriftlichen Beauftragung über die Prüfung und Buchung bis hin zur Dokumentation.

Zwingende Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische oder Verwaltungs­ausbildung alternativ eine vergleich­bare abgeschlossene Berufs­ausbildung mit einschlägigen kaufmännischen bzw. administrativen Inhalten
• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz auf Führungsebene oder Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung bzw. im politischen Umfeld
• Fundierte Kenntnisse in MS Office, insbesondere zur Terminorganisation, Erstellung von Vermerken, Präsentationen und Auswertungen
• Klarer, stilsicherer und adressatengerechter Ausdruck in Wort und Schrift der deutschen Sprache
• Strukturierte, digitale und vorausschauende Arbeitsweise
• Ausgeprägte Fähigkeit zur Informations­filterung, Priorisierung und adressaten­gerechter Aufbereitung
• Sicheres und verbindliches Auftreten, Empathie sowie ausgeprägtes Verantwortungs­bewusstsein
• Flexibilität in der Tagesgestaltung sowie einen Führer­schein der Klasse B

Wünschenswerte Anforderungen

• Berufserfahrung im Bereich Bauen und Bewirtschaften
• Erfahrung im Umgang mit agilen Tools und weiteren digitalen Anwendungen

• Flexibles Arbeiten – Sie arbeiten in Vollzeit mit 38,7 Wochen­stunden oder in unterschied­lichsten Teilzeitmodellen. Dabei können Sie flexibel zwischen 6 Uhr und 21 Uhr arbeiten.
• Fort- und Weiterbildung – Sie erhalten vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung.
• Gesundheit – Sie profitieren von zahlreichen Gesundheitsangeboten sowie einer betrieblichen Altersvorsorge. Zudem sind wir Vertragspartner von Epassi (ehemals Hansefit)
• Kinderbetreuung – Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch Angebote zur Kinderbetreuung und tragen so zu einer verlässlichen Betreuungssituation bei.
• Mobiles Arbeiten – Für eine gute Work-Life-Balance können Sie flexibel zwischen Zuhause, Büro und Ihrem Lieblingsort wechseln.
• Mobilität – Sie erhalten ein vergünstigtes Nah.SH-Jobticket oder Deutschlandticket. Oder pendeln Sie mit einem Fahrradleasing zur Arbeit.
• Tarifvertrag mit Sonderzahlung – Sie erhalten eine tarifliche Vergütung nach TV-L inklusive jährlicher Sonderzahlung und regelmäßiger Tariferhöhungen.
• Urlaub – Sie haben 30 Tage Urlaub sowie an Heiligabend und Silvester frei. Überstunden gleichen Sie mit Freizeit aus.

Die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern ist uns wichtig. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

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