Veranstaltungskaufleute sind für die Planung, Organisation und Umsetzung von Veranstaltungen verantwortlich. Sie beraten Kunden, erstellen Budgets, wählen Veranstaltungsorte aus und verhandeln Verträge mit Lieferanten. Während der Veranstaltung koordinieren sie Logistik, Zeitpläne und Sicherheitsmaßnahmen. Nach der Veranstaltung werten sie den Erfolg aus und schließen finanzielle Angelegenheiten ab. Die Anforderungen an Azubis sind nicht zu unterschätzen.
➠ Inhaltsverzeichnis
Ohne Veranstaltungskaufleute gäbe es keine Konzerte, Ausstellungen oder anderweitige Groß- und Kleinveranstaltungen. Auch Theater und Schauspiel gehören dazu. Sie sind nicht nur für die Durchführung einer Veranstaltung verantwortlich, sondern auch für deren Zustandekommen.
Veranstaltung vorbereiten:
Zu den Aufgaben eines Veranstaltungskaufmanns bzw. einer Veranstaltungskauffrau gehört, das Event kaufmännisch vor- und nachzubereiten, indem sie zielgruppengerechte Konzepte entwickeln und umsetzen. Auch die Risikoabwägung gehört zum Job: Wie groß ist zum Beispiel die Gefahr, dass nicht genügend Publikum kommt? Wie ist die Veranstaltung dann wirtschaftlich abgesichert? Wie viele Besucher werden erwartet? Welche Räumlichkeiten braucht man? Welche Sicherheitsvorkehrungen müssen getroffen werden? Werden Dolmetscher benötigt? Ist eine Genehmigung erforderlich? Welche Vorschriften müssen beachtet werden?
Veranstaltung managen:
Damit jede Veranstaltung reibungslos klappt, erstellt der Veranstaltungskaufmann Ablauf- und Regiepläne für alle Beteiligten und setzt diese um. Veranstaltungskaufleute sind die Köpfe, die im Hintergrund eines Events die Fäden ziehen. Wer die entsprechende Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann oder zur Veranstaltungskauffrau erfolgreich durchlaufen hat, ist in seinem Berufsalltag außerdem für Betätigungsbereiche wie Kostenkalkulation, Kundenakquise, Erfolgskontrollen, Abrechnungen, Marketing- und Werbekonzepte sowie die Steuerung personalwirtschaftlicher Prozesse zuständig.
Vorteile und Nachteile:
Das Jobprofil ist mit seiner großen Aufgabenbandbreite extrem abwechslungsreich. Zumal es sich beim Beruf des Veranstaltungskaufmann nicht ausschließlich um einen Bürojob handelt. Schließlich müssen Veranstaltungsorte gecastet werden und laufende Veranstaltungen vor Ort betreut werden. Veranstaltungskaufleute kontrollieren den Aufbau, die Funktion der Technik sowie Dekorationen und weisen das Personal ein. Dementsprechend tingeln Veranstaltungskaufleute in ihrem Berufsalltag zwischen Büro und Konzerthallen, Fernsehstudios oder Theatern hin und her. Das kann allerdings auch anstrengend werden. Veranstaltungskaufleute sind viel unterwegs und das ist oftmals nicht so gut vereinbar mit der Familie. Die Eventexperten brauchen also ein tolerantes Umfeld.
Das sind die wichtigsten Aufgaben von Veranstaltungskaufleuten:
Veranstaltungskaufleute haben mit folgenden Hard- und Soft Skills in Anschreiben, Lebenslauf oder Initiativbewerbung gute Karten:
Veranstaltungskaufleute kommen auf durchschnittliche Monatsgehälter von zirka 2.900 Euro bis 3.100 Euro brutto. Die Einstiegsgehälter bewegen sich in einer Spanne zwischen rund 2.100 Euro und 2.600 Euro. Mit zunehmender Berufserfahrung gerät die Einkommensmarke von 3.000 Euro brutto monatlich in Sichtweite.
Mit einem Einkommen ab zirka 3.300 Euro brutto im Monat zählen Veranstaltungskaufleute zu den Topverdienern ihres Berufs. Bei 4.000 Euro ist für Angestellte allmählich das Ende der Fahnenstange erreicht. Selbstständige Event-Manager können noch auf weitaus höhere Saläre kommen. In der Ausbildung verdient ein Veranstaltungskaufmann bzw. eine Veranstaltungskauffrau zwischen 800 Euro und 1.300 Euro brutto im Monat.
Die duale Berufsausbildung zum Veranstaltungskaufmann bzw. zur Veranstaltungskauffrau dauert drei Jahre. Sie findet parallel in Ausbildungsbetrieb und Berufsschule statt und endet mit einer schriftlichen und mündlichen Abschlussprüfung. Als Ausbildungsbetriebe kommen zum Beispiel Event-Agenturen, Caterer, Messeveranstalter oder städtische Marketingbüros infrage.
Bestimmte Voraussetzungen für einen Ausbildungsplatz müssen Bewerberinnen und Bewerber nicht erfüllen.
Allerdings bevorzugen Arbeitgeber Kandidaten mit Abitur. Von den Ausbildungsanfängern im Jahr 2021 verfügten nach Angaben der Bundesagentur für Arbeit 74 Prozent über die Hochschulreife, 21 Prozent über die mittlere Reife und drei Prozent über einen Hochschulabschluss (zwei Prozent ohne Schulabschluss oder Sonstiges). Außerdem erhöhen gute Schulnoten speziell in Deutsch, Mathematik, Englisch und Wirtschaft die Chancen auf einen Bewerbungserfolg.
In der praktisch ausgerichteten Ausbildung erfahren Veranstaltungskaufleute, wie sie die Einhaltung ihrer Ablaufpläne bei einer Veranstaltung sicherstellen und wie sie auf unvorhergesehene Veränderungen reagieren können. Auch kommen sie nicht umhin, die für ihren Bereich geltenden Gesetze und Vorschriften zu büffeln.
Während der Ausbildung stehen außerdem folgenden Inhalte auf dem Lehrplan:
In der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres legen Veranstaltungskaufleute eine Zwischenprüfung ab. Die Abschlussprüfung folgt am Ende der Ausbildung nach drei Jahren. Geprüft werden die Themen Veranstaltungswirtschaft, Veranstaltungsorganisation, Wirtschafts- und Sozialkunde. Außerdem müssen die Azubis ein fallbezogenes Fachgespräch erfolgreich absolvieren. Nach IHK-Angaben haben im Winter 2022/23 von allen Prüflingen zirka 97,5 Prozent die Abschlussprüfung bestanden.
Das verdienen Veranstaltungskaufleute während ihrer Ausbildung – deutliche Gehaltsunterschiede bestehen zwischen den einzelnen Arbeitgebern und Branchen wie Gastgewerbe Veranstaltungswirtschaft und öffentlichem Dienst.
Hier finden Veranstaltungskaufleute Jobs und offene Stellen:
Berufliche Alternativen sind Eventmanager, PR-Manager, Projektmanager, Marketingmanager und Wedding Planner.
Auch nach der Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau oder zum Veranstaltungskaufmann gibt es Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung. Sie legen die Basis für eine Fach- oder Führungskarriere. Empfehlenswert sind vor allem kaufmännische Weiterbildungen zum Fachwirt für Veranstaltungen oder zum Betriebswirt für Event-Management. Eine weitere Option ist ein Studium in Fächern wie Event-Management, BWL oder Business Administration.