Executive Assistant - Family Office / Finanzen (m/w/d)

Die COVADO GmbH ist eine unabhängige Plattform für die ganzheitliche Betreuung und Strukturierung komplexer Vermögen von Unternehmern, Privatpersonen und Stiftungen.
Wir stehen konsequent auf der Seite unserer Mandanten – frei von Produkt-, Anbieter- und Konzerninteressen.
Unser Team verbindet langjährige Erfahrung, unternehmerisches Denken und ein starkes Netzwerk, um individuelle Vermögenslösungen auf höchstem Niveau zu entwickeln und umzusetzen.

• Sie bearbeiten die tägliche Korrespondenz, einschließlich Terminplanung, umfangreicher E-Mail-Korrespondenz, Vorbereitung von Dokumenten zur Unterschrift und Abholung persönlicher Unterlagen zur Ablage
• Sie koordinieren das Reise- und Reservierungsmanagement, einschließlich der Buchung von Flügen, Unterkünften, Transportmitteln und exklusiven Restaurants
• Sie erledigen den Schrift- und Bankverkehr mit sicherem Umgang im E-Banking und kommunizieren im Namen der Privatperson und deren Firmen, einschließlich der Beantwortung von Telefonanrufen, E-Mails und der Erstellung von Dokumenten
• Sie organisieren und verwalten Dateien, Aufzeichnungen und Dokumente in elektronischer und Papierform, einschließlich der vorbereitenden Buchhaltung
• Sie fungieren als Kontaktstelle zwischen der Arbeitgebenden und anderen Teammitgliedern, Anbietenden und Interessengruppen
• Sie erledigen persönliche Besorgungen und organisatorische Aufgaben, sowohl vor Ort als auch in Online-Shops, einschließlich des Versendens und der strukturierten Entgegennahme von Sendungen

• Sie verfügen über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement
• Sie haben ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
• Sie sind fähig zum Multitasking und zur effektiven Priorisierung von Aufgaben
• Sie haben eine Liebe zum Detail und Genauigkeit bei der Erledigung von Aufgaben
• Sie sind sicher im Umgang mit Microsoft Office und gängigen digitalen Kommunikations- und Ablagesystemen
• Sie können selbständig arbeiten und Initiative ergreifen
• Sie besitzen Problemlösungsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Prioritäten
• Sie wahren absolute Diskretion und Professionalität im Umgang mit persönlichen, finanziellen und vertraulichen Informationen
• Sie treten sicher und professionell gegenüber unterschiedlichen Ansprechpersonen auf
• Sie besitzen einen gültigen PKW-Führerschein

• Attraktive Vergütung: Sie profitieren von einem steuerfreien Sachbezug und einer betrieblichen Altersvorsorge.
• Urlaubstage: Sie erhalten 30 Tage Urlaub im Jahr bei einer Vollzeitbeschäftigung.
• Langfristige Perspektive: Es erwartet Sie eine verantwortungsvolle Rolle mit hoher Eigenverantwortung in einem wachsenden, unabhängigen Family Office.
• Modernes Arbeitsumfeld: Sie arbeiten in modernen Büroräumen in einer professionellen und zugleich persönlichen Atmosphäre.
• Teamkultur: Regelmäßige Team-Events stärken den Zusammenhalt und die positive Zusammenarbeit.
• Kostenfreie Verpflegung: Getränke sowie frisches Obst und Gemüse stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.

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