Organisationstalent für Empfang & Office Management (m/w/d) in Teilzeit (25 – 30 Std./Woche)

Wir sind und bleiben ein inhabergeführtes Familienunternehmen. Seit 1964 stehen wir in Hamburg für hanseatische Verlässlichkeit, starke Vermarktung und moderne Verwaltung. Bei uns erwarten Dich ein offenes Team, flache Hierarchien, vielseitige Aufgaben und ein Umfeld, das Qualität, Transparenz und Begeisterung lebt.

In Deiner neuen Position bist Du die zentrale Anlaufstelle unseres Büros und erster Ansprechpartner (m/w/d) für Kunden, Geschäftspartner und Kollegen. Du hast Freude daran, Menschen willkommen zu heißen, den Überblick zu behalten und dafür zu sorgen, dass sich alle bei uns wohl fühlen. Mit Deinem Organisationstalent hältst Du unserem Team den Rücken frei, sorgst für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft und repräsentierst unser Unternehmen professionell und herzlich nach außen. Du denkst mit, packst an und trägst maßgeblich dazu bei, dass unser Büroalltag erfolgreich funktioniert:

• Du sorgst für den professionellen Empfang unserer Gäste und mit viel Liebe zum Detail dafür, dass unsere Büro- und Gemeinschaftsflächen eine angenehme Atmosphäre ausstrahlen und unsere Besprechungsräume jederzeit für den nächsten Termin bereit sind.
• Du hältst unsere Telefonzentrale am Laufen und bist die erste Anlaufstelle für eingehende Anfragen.
• Du stellst sicher, dass Informationen, Dokumente und Post zuverlässig ihren Weg zu den richtigen Ansprechpartnern finden.
• Du organisierst unser Bestellmanagement, sorgst für die optimale Ausstattung unseres Teams und stellst sicher, dass Materialien, Lieferungen und Dienstleister zuverlässig koordiniert werden.
• Du verantwortest die Organisation unseres Fuhrparks von der Bestellung bis zur Rückgabe.
• Du behältst Rechnungen, die Barkasse und administrative Aufgaben zuverlässig im Blick.

Du organisierst gerne, behältst auch in turbulenten Situationen den Überblick und hast Freude daran, anderen den Rücken freizuhalten? Mit Deiner serviceorientierten Art und Deinem Organisationstalent bist Du genau die Verstärkung, die wir für unser Team suchen. Mitbringen solltest Du:

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Fundierte Erfahrungen am Empfang, im Office Management oder als Teamassistenz
• Eine hohe Serviceorientierung mit einer ausgeprägte Sozialkompetenz
• Offenheit, Begeisterungsfähigkeit und ein freundliches Auftreten
• Eine strukturierte, eigenverantwortliche und effiziente Arbeitsweise
• Gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen und digitalen Tools
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Grundkenntnisse in Englisch sind von Vorteil

• Top Ausstattung: Moderne Kommunikationstools, ein bestens eingerichteter Arbeitsplatz und professionelles Marketing stehen für Dich bereit.
• Strukturierte Einarbeitung: Wir sorgen dafür, dass Du Dich bei uns schnell wohlfühlst – regelmäßige Feedbackgespräche inklusive.
• Weiterbildung: Ob fachlich oder persönlich – bei uns bleibst Du immer up to date.
• Miteinander: Wir setzen auf ein wertschätzendes und offenes Team, das sich gegenseitig unterstützt. Regelmäßige Teamfrühstücke, Sportgruppen und gemeinsame Mittagspausen gehören auch mit dazu.
• Mitgestaltung: Deine Ideen sind gefragt! Hilf uns, das Unternehmen weiterzuentwickeln und die Zukunft aktiv mitzugestalten.
• Kurze Entscheidungswege: Dank flacher Hierarchien geht bei uns alles fix.
• Benefits: Ganz nach Deinen Bedürfnissen kannst Du Dir eines unserer Angebote (Deutschlandcard, Einkaufs-/Tankgutschein, Urban Sports Club, Leasingfahrrad und weitere) aussuchen.
• Auf Wohnungssuche?!: Solltest Du nicht aus Hamburg kommen, aber einen Umzug in Betracht ziehen, unterstützen wir Dich gerne durch eine freie Wohnung aus unserem Bestand.
• Soziales Engagement: Wir packen gern mit an, wenn's darum geht, etwas zurückzugeben – egal ob beim Bäume pflanzen oder bei der Unterstützung obdachloser Menschen.
• Vorsorge und Vermögensplanung: Wir sorgen dafür, dass du bestens vorbereitet bist – mit informativen Vorträgen eines Notars rund um Versorgungsvollmacht, Testament, Patientenverfügung, Erben und mehr. Und wenn es um deine Vermögensplanung geht, stehen wir dir mit unseren Kontakten ebenfalls gern beratend zur Seite. Klar, verständlich und auf Augenhöhe.

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