Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst - Assistenz der Fakultätsleitung Elektrotechnik, Medizintechnik und Informatik

An der Hochschule Offenburg studieren 4.000 Studierende aus 40 Nationen. Mit vier Fakultäten bieten wir ein breites interdisziplinäres und praxisorientiertes Fächerspektrum: von Betriebswirtschaft und Wirtschaftspsychologie über Mechatronik, Medien und Medizintechnik bis hin zur Biotechnologie und Künstlichen Intelligenz. Die Hochschule Offenburg ist ein Ort der Innovation und sie zählt zu den forschungsstarken Hochschulen für Angewandte Wissenschaften in Baden-Württemberg. Wir pflegen intensive Kontakte zu Unternehmen und Partnereinrichtungen aus der Region und sind gleichzeitig stark international ausgerichtet. Insgesamt sind an der Hochschule Offenburg 490 Personen beschäftigt.

Die Hochschule Offenburg sucht frühestmöglich eine*n

in Teilzeit | 50 % | Vergütung nach E 9 b TV-L | befristet auf 3 Jahre | Kennziffer 1163

für die Fakultät Elektrotechnik, Medizintechnik und Informatik (EMI), insbesondere als Assistenz der Fakultätsleitung.

• Selbstständige Bearbeitung allgemeiner Sekretariatsaufgaben einschließlich der Planung, Organisation und Koordination von fakultätsspezifischen Terminen und Meetings
• Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Pflege von Akten und Unterlagen • Gremienbetreuung (Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Erstellen von Protokollen)
• Koordination der Lehrbeauftragtenplanung (Verwaltung der Lehraufträge, Monitoring und Kommunikation)
• Mitorganisation bei Studiengangsangelegenheiten, insbesondere der Studiengangsentwicklung, -koordination und -akkreditierung sowie Qualitätssicherung und Datenmanagement
• Selbstständige Durchführung von Aufgaben der Fakultätsverwaltung (z. B. Controlling der Haushaltsmittel und des Personals, Vorbereitung der Lehrdeputatsabrechungen, Begleitung von Berufungsverfahren)

• Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine verwaltungsbezogene Ausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung/Hochschulausbildung bzw. Erfahrung in den oben genannten Aufgaben
• Eigenverantwortliche, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit, und hohe Dienstleistungs- und Serviceorientierung
• Organisationsgeschick, sehr gutes Zeitmanagement, Flexibilität, Teamgeist
• Sichere Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
• Freude an der Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und Studierenden und an der Organisation von Veranstaltungen, insbesondere im Zusammenhang mit hohem Publikumsaufkommen
• Sicherer Umgang mit moderner Bürosoftware, insbesondere der gängigen MS-Office-Produkte
• Kenntnisse von akademischen Strukturen und Arbeitsweisen sind von Vorteil

• attraktive Fortbildungen, die Sie in Ihrem Job weiterbringen
• einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz
• Jahressonderzahlung
• flexible Arbeitszeiten
• die Möglichkeit der Kinder-Ferienbetreuung in der hochschuleigenen Kita Sommersprosse
• attraktive Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements und bei der Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Pflege

KA1SP_DE