Operations Assistant – Executive Education Operations Hub (gn*)

Die Kühne Logistics University (KLU) – Wissenschaftliche Hochschule für Logistik und Unternehmensführung – ist eine private, staatlich anerkannte Universität, die 2010 gegründet wurde und in der Hamburger HafenCity ansässig ist. Die KLU ist auf die Bereiche Logistik und Management spezialisiert und bietet ihren Studierenden sowie Doktorandinnen und Doktoranden exzellente Studienbedingungen mit einem hohen Maß an Spezialisierung. Als Boutique-Universität bietet die KLU außerdem Weiterbildungen für Fach- und Führungskräfte im Rahmen ihres Executive Education Programms an, einschließlich Seminaren und Sommerakademien. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der KLU arbeiten an spannenden Projekten und übernehmen anspruchsvolle Aufgaben in einem innovativen Umfeld. Dabei bringen sie ihre Kompetenzen in ein starkes Team ein, das die Weiterentwicklung der Universität maßgeblich vorantreibt.

Zur Verstärkung unseres Executive Education Operations Hub suchen wir eine motivierte Persönlichkeit als Operations Assistant (gn*), die unser Program Management Team unterstützt. Die Stelle ist als Vollzeitposition (40 Stunden/Woche) ausgeschrieben und zunächst auf zwei Jahre befristet, mit der klaren Absicht einer langfristigen Beschäftigung. In dieser Rolle unterstützt du die operative und administrative Durchführung unserer Programme und trägst maßgeblich zu einem reibungslosen Ablauf sowie einer hochwertigen Teilnehmenden-Erfahrung bei.

• Du koordinierst die operative Durchführung von Executive-Education-Programmen, einschließlich Veranstaltungsplanung, Teilnehmendenmanagement, Terminkoordination sowie der Betreuung vor Ort während der Programme. Dazu gehört auch die Unterstützung bei MBA-Wochenendveranstaltungen (in der Regel einmal pro Monat) mit entsprechendem Freizeitausgleich.
• Du organisierst und steuerst logistische Abläufe wie Raumplanung, Catering, Reiseorganisation sowie weitere operative Anforderungen, um eine optimale Durchführung der Programme sicherzustellen.
• Du übernimmst administrative Aufgaben, darunter Rechnungsstellung, Vertragskoordination mit externen Partnern sowie interne Dokumentation.
• Du pflegst und aktualisierst programmspezifische Systeme und Daten (z. B. CRM-Systeme, Lernplattformen und Projekttools) und sorgst für eine hohe Datenqualität sowie effiziente Abläufe.
• Du arbeitest eng mit Program Management, Lehrenden, Marketing, Accounting und dem Operations Hub zusammen, um Programmunterlagen zu erstellen, Webseiten zu pflegen und die erfolgreiche Umsetzung aller programmbezogenen Aktivitäten sicherzustellen.

Must-haves

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Betriebswirtschaft) abgeschlossen oder verfügst über einen Hochschulabschluss in Kombination mit relevanter Praxiserfahrung.
• Du zeichnest dich durch ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise aus.
• Du bringst eine Hands-on-Mentalität mit und hast Freude daran, operative und administrative Aufgaben in einem serviceorientierten Umfeld zu koordinieren.

Nice to have

• Du hast erste Erfahrungen in den Bereichen Operations, Administration, Eventmanagement oder Projektunterstützung gesammelt.
• Du hast bereits mit unterschiedlichen Stakeholdern zusammengearbeitet und erste Berührungspunkte mit Datenmanagement oder Prozessdokumentation.
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office; Erfahrungen mit CRM-Systemen, Projekttools oder digitalen Lernplattformen sind von Vorteil.
• Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch und hast idealerweise Erfahrung in einem internationalen oder akademischen Umfeld.

Persönliche Kompetenzen, die den Unterschied machen

• Du übernimmst Verantwortung für die zuverlässige und qualitativ hochwertige Umsetzung operativer Aufgaben.
• Du arbeitest äußerst organisiert und verlässlich und legst großen Wert auf Genauigkeit und Qualität.
• Du arbeitest effektiv mit unterschiedlichen Stakeholdern zusammen und trägst zu einer positiven, teamorientierten Arbeitsatmosphäre bei.
• Du bist motiviert, zu lernen, dich weiterzuentwickeln und Expertise im Bereich Operations aufzubauen. Dabei fühlst du dich in einem Umfeld wohl, in dem Struktur und Verlässlichkeit einen echten Mehrwert schaffen. Diese Position eignet sich besonders für Berufseinsteiger:innen oder Wiedereinsteiger:innen, die praktische Erfahrungen im Bereich Operations und Programmmanagement in einem dynamischen, internationalen Hochschulumfeld sammeln möchten.

Diese Position eignet sich besonders für Berufseinsteiger:innen oder Wiedereinsteiger:innen, die praktische Erfahrungen im Bereich Operations und Programmmanagement in einem dynamischen, internationalen Hochschulumfeld sammeln möchten.

An der KLU arbeitest du mit offenen und ambitionierten Kolleg:innen in einem internationalen und kollaborativen Arbeitsumfeld in der Hamburger HafenCity.

Wir bieten dir:

• Ein dynamisches und wachsendes Arbeitsumfeld im Hochschulbereich mit sichtbarem Einfluss auf unsere Executive-Education-Teilnehmenden und Unternehmenspartner.
• Die Möglichkeit, früh Verantwortung zu übernehmen, dich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln und Einblicke in Programmmanagement sowie Prozessoptimierung im Operations Hub zu gewinnen.
• Moderne Arbeitsplätze in attraktiver Lage.
• Flexible Arbeitszeiten sowie Homeoffice-Möglichkeiten.
• Zusätzliche Benefits wie einen Zuschuss zum JobTicket, betriebliche Altersvorsorge, Fahrradleasing und Sportangebote.

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