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Jobprofil: Sekretärinnen (m/w)

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Steckbrief: Sekretärin (m/w)

Ausbildung:
Kaufmännische Ausbildung
Work-Life Balance:
Normal (40-45 Stunden)
Einstiegsgehalt:
2.250 €
Spitzengehalt:
2.800+ €

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Das Berufsprofil: Sekretärin

Dutt, Brille, hochgeschlossene Bluse, Stiftrock und ein bisschen naiv. So sieht landläufig das Klischee von der Sekretärin aus. Doch das wird dem Beruf nicht gerecht. Wobei man allerdings vorwegschicken muss, dass es das Jobprofil so eigentlich gar nicht gibt. Denn eine Ausbildung zur Sekretärin existiert nicht. Wer als solche arbeitet, hat meist eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich absolviert.

Hierfür eignen sich etwa folgende Berufsbilder und Ausbildungen:

Auch, wenn der Weg in den Beruf sehr unterschiedlich ist, so umfasst die Tätigkeit der Sekretärin Aufgaben, die praktisch überall gleich sind. Zu den wesentlichen Tätigkeiten im beruflichen Alltag gehören:

  • Zeitmanagement
  • Terminvergabe
  • Erledigen geschäftlicher Korrespondenz
  • Verwaltung
  • Organisation
  • Protokollführung
  • Übersetzungen
  • Buchführung
  • Kostenabrechnungen
  • Reisemanagement
  • Aktenführung
  • Büromaterialbeschaffung

Das ist eine ganze Bandbreite an Aufgaben, für die Sekretärinnen einige Grundfertigkeiten mitbringen sollten. Dazu gehören zum Beispiel vertiefte EDV-Kenntnisse in punkto Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationstools.

Da sich immer mehr Firmen inzwischen auf globalem Parkett bewegen, sind in aller Regel auch Fremdsprachenkenntnisse eine Grundvoraussetzung, um in dem Beruf Fuß zu fassen. Das heißt: Mindestens Englisch fließend in Wort und Schrift, besser noch eine zweite Fremdsprache wie Französisch oder Spanisch. Gute Kommunikationsfähigkeiten und Organisationstalent runden das Voraussetzungsprofil einer Sekretärin ab.

Die Voraussetzungen, um eine Stelle als Sekretärin zu finden, sind gut. Viele Büros brauchen fachkundige Office-Managerinnen. Die Work Life Balance ist meist ausgewogen.

Wie wird man Sekretärin?

Wie bereits gesagt, gibt es keine einheitliche Ausbildung als Sekretärin. Sekretärinnen sind daher in der Regel Quereinsteigerinnen. Was aber nicht heißt, dass für den Beruf keine fundierten Kenntnisse nötig wären. Nur, dass man sich diese innerhalb einer anderen Ausbildung aneignen muss.

Neben dem bereits beschriebenen Weg über eine Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation oder als Fachangestellte für Marketingkommunikation gibt es auch die Möglichkeit, eine Weiterbildung im Bereich Büromanagement zu machen und über diese in den Beruf einzusteigen.

Hier gibt es verschiedene private Anbieter, die einen solchen Lehrgang anbieten. Dazu gehören:

Die Weiterbildungen dauern je nach Anbieter unterschiedlich lange. Auf dem Stundenplan stehen in dieser Zeit zum Beispiel die folgenden Inhalte:

  • Sekretariatskunde
  • Briefgestaltung
  • Textformulierung
  • Protokollführung
  • Rechtskunde
  • Wirtschaftskunde
  • Sozialkunde
  • Gesprächsführung
  • Maschinenschreiben
  • Gesprächsführung
  • Umgang mit Menschen
  • Führungsmethoden
  • Bewerbungspraxis
  • EDV

Die Weiterbildungen schließen meist mit einer Prüfung ab, wobei nicht jedes Zertifikat nach erfolgreich bestandenen Test ein IHK-Zertifikat ist. Daher gilt: Augen auf bei der Wahl der Anbieter. Die IHK-Qualifizierung ist deutschlandweit anerkannt.

Arbeitgeber: Wer sucht Sekretärinnen

Sekretärinnen arbeiten in den folgenden Bereichen:

  • Handel
  • Industrie
  • Handwerk
  • Behörden
  • Betriebe jeglicher Branchen

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Gehalt: Was verdient man als Sekretärin?

Die Höhe des Einkommens hängt von den folgenden Faktoren ab:

  • Branche
  • Region
  • Berufserfahrung
  • Größe des Arbeitgebers

Wie viel eine Sekretärin verdient, lässt sich also pauschal nicht sagen. Im Durchschnitt liegt das Einstiegsgehalt bei 2.250 Euro brutto im Monat.

Nach etwa drei bis sechs Jahren im Beruf sind 2.500 Euro brutto im Monat realistisch. 2.800 Euro brutto im Monat fließen derweil nach neun Jahren in der Praxis aufs Konto. Sekretärinnen können mit einschlägigen Fortbildungen ihr Einkommen aber weiter aufpeppen.

Einstiegschancen: Die Aussichten für Sekretärinnen

Wer in seinem Job gut ist, hat als Sekretärin beste Aussichten, eine Stelle zu finden. Die Aufgaben in den Büros werden im Zuge der Digitalisierung immer komplexer. Hier bedarf es gut ausgebildeter Fachkräfte, die den Überblick wahren und die organisatorischen Fäden zusammenziehen.

Bewerbung: Womit punkten Sekretärinnen

Sekretärinnen sollten in ihren Bewerbungsunterlagen mit den folgenden Fähigkeiten punkten:

  • Eine solide kaufmännische Ausbildung
  • Alternativ: Eine einschlägige Weiterbildung oder Umschulung
  • Organisationstalent
  • Menschenkenntnis
  • Überzeugungskraft
  • EDV-Kenntnisse
  • Analytische Fähigkeiten
  • Motivation

Karriere: Die Entwicklungschancen als Sekretärin

Sekretärinnen können ihre Karriere durch gezielte Weiterbildungen ankurbeln und sukzessive mehr Verantwortung übernehmen. Es gib für dieses Berufsbild eine Vielzahl an Weiterbildungsmöglichkeiten, zum Beispiel für spezielle Softwareanwendungen. Eine besondere Form der Weiterbildung ist die der Fremdsprachensekretärin.

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