Sekretärinnen sind die linke und die rechte Hand ihres Vorgesetzten. Sie bereiten Meetings vor, koordinieren Termine, organisieren Geschäftsreisen, verwalten Korrespondenz und erledigen allgemeine administrative Aufgaben im Büro. Der Beruf umfasst heute mehr als nur Tippen und Kaffeekochen, sondern vielmehr moderne Kommunikationsmittel und anspruchsvolle Aufgaben. Dennoch ist Begriff Sekretärin vielfach negativ belegt, weshalb in Stellenanzeigen mitunter auch nach Assistentinnen gesucht wird. Und die Endung deutet es an: Sekretärin wird von den meisten als typischer Frauenberuf wahrgenommen.
➠ Inhaltsverzeichnis
Dutt, Brille, hochgeschlossene Bluse, Stiftrock und ein bisschen naiv. So sieht landläufig das Klischee von der Sekretärin aus. Doch das wird dem Beruf nicht gerecht. Wobei man allerdings vorwegschicken muss, dass es das Jobprofil so eigentlich gar nicht gibt. Denn eine Ausbildung zur Sekretärin existiert nicht. Wer als solche arbeitet, hat meist eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich absolviert. Hierfür eignen sich etwa eine Berufsausbildung zur Kauffrau für Büromanagement, zur Kauffrau für Marketingkommunikation oder zur Industriekauffrau.
Das machen Sekretärinnen:
Moderne Sekretärinnen nutzen fortschrittliche Bürokommunikationssysteme, beherrschen digitale Tools und Softwareanwendungen zur Optimierung von Arbeitsabläufen und sind oft in die Verwaltung von Datenbanken und elektronischen Dokumenten involviert. Zu ihren wesentlichen Tätigkeiten im beruflichen Alltag gehören Zeitmanagement, Terminvergabe, geschäftliche Korrespondenz, Verwaltung, Organisation, Protokollführung, Übersetzungen, Buchführung, Kostenabrechnungen, Reisemanagement, Aktenführung und/oder die Beschaffung von Büromaterial.
Das können Sekretärinnen:
Das ist eine ganze Bandbreite an Aufgaben, für die Sekretärinnen einige Grundfertigkeiten mitbringen sollten. Dazu gehören zum Beispiel vertiefte EDV-Kenntnisse in punkto Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationstools. Der Beruf eignet sich für Menschen, die gerne kommunizieren, gut organisiert sind und auch in hektischen Situationen cool bleiben und den Überblick wahren.
Das sprechen Sekretärinnen:
Da sich immer mehr Firmen inzwischen auf globalem Parkett bewegen, sind in aller Regel auch Fremdsprachenkenntnisse eine Grundvoraussetzung, um in dem Beruf Fuß zu fassen. Das heißt: mindestens Englisch fließend in Wort und Schrift, besser noch eine zweite Fremdsprache wie Französisch oder Spanisch. Die Voraussetzungen, um eine Stelle als Sekretärin zu finden, sind gut. Viele Büros brauchen fachkundige Office-Managerinnen.
Das sind die wichtigsten Aufgaben einer Sekretärin:
Mit diesen Stärken und Soft Skills in ihrer Initiativbewerbung, Kurzbewerbung oder Bewerbung Minijob hinterlassen Sekretärinnen einen guten ersten Eindruck:
Sehr geehrte Damen und Herren,
mit großem Interesse bewerbe ich mich hiermit auf die ausgeschriebene Stelle als Sekretärin in Ihrem Unternehmen. Die Position als Sekretärin fasziniert mich, da ich meine organisatorischen Fähigkeiten und meine Leidenschaft für effizientes Arbeiten in dieser Rolle optimal einbringen kann.
Ich verfüge über eine solide berufliche Erfahrung im Bereich der Büroorganisation und Sekretariatsaufgaben. In meiner bisherigen Tätigkeit als Sekretärin bei XYZ-Firma konnte ich meine Fähigkeiten in der Koordination von Terminen, der Bearbeitung der Korrespondenz und der allgemeinen Büroverwaltung erfolgreich unter Beweis stellen. Dabei habe ich stets größten Wert auf eine sorgfältige und präzise Arbeitsweise gelegt, um einen reibungslosen Ablauf der täglichen Büroprozesse sicherzustellen.
Zu meinen Stärken zählen neben meiner ausgeprägten Organisationsfähigkeit auch meine ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten sowie meine Fähigkeit, sowohl eigenständig als auch im Team effektiv zu arbeiten. Ich habe umfangreiche Erfahrung in der Verwaltung von Dokumenten und Dateien, der Erstellung von Berichten und Präsentationen sowie in der Kundenbetreuung.
Des Weiteren bin ich versiert im Umgang mit gängiger Bürosoftware wie MS Office und verfüge über fundierte Kenntnisse in der Anwendung von Bürokommunikationssystemen. Darüber hinaus behalte ich auch in hektischen Zeiten stets den Überblick und kann Prioritäten erfolgreich setzen.
Meine positive Arbeitseinstellung, mein freundliches Auftreten und meine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sind weitere Eigenschaften, die ich in die Rolle als Sekretärin einbringen kann. Ich bin überzeugt, dass ich mit meiner Erfahrung und meinen Fähigkeiten einen wertvollen Beitrag zur Effizienz und zum reibungslosen Funktionieren Ihres Teams leisten kann.
Gerne würde ich Ihnen in einem persönlichen Gespräch meine Motivation und meine Qualifikationen näher erläutern. Über die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch freue ich mich sehr.
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein Name]
Die Höhe des Einkommens hängt maßgeblich von Faktoren wie der Branche, Region, Berufserfahrung und der Größe des Arbeitgebers ab. Die meisten Sekretärinnen verdienen zwischen 2.800 Euro und 3.400 Euro brutto im Monat. Ihre Einstiegsgehälter starten bei zirka 2.500 Euro. Mit langjähriger Berufserfahrung und erweitertem Aufgaben- und Verantwortungsbereich kommen Gehälter von mehr als 4.000 Euro in Reichweite.
In bestimmten Positionen sind noch weitaus höhere Einkommen darstellbar, zum Beispiel in jener eines Personal Assistants, einer Assistentin des Vorstands oder eine Assistentin der Geschäftsführung. Unterdurchschnittlich bezahlt werden Sekretärinnen im Gesundheitswesen wie etwa Zahnarztsekretärinnen, in Kanzleien oder Hotels.
Eine einheitliche Ausbildung als Sekretärin existiert nicht. Viele Sekretärinnen haben eine kaufmännische Ausbildung absolviert, zum Beispiel zur Kauffrau für Büromanagement, zur (Europa-)Sekretärin, zur Fremdsprachenkorrespondentin, Rechtsanwaltsfachangestellten oder zur Hotelfachfrau. In bestimmten Branchen ist auch eine technische Ausbildung ein gutes Argument für Bewerberinnen. Grundsätzlich ist der Beruf für Quereinsteigerinnen eine sehr überlegenswerte Option. Unerlässlich sind für Bewerber Sprach- und EDV-Kenntnisse sowie einschlägige Berufserfahrungen und Referenzen.
Daneben gibt es die Möglichkeit, eine Weiterbildung im Bereich Büromanagement zu belegen und über diese in den Beruf einzusteigen. Hier gibt es verschiedene private Anbieter, die einen solchen Lehrgang anbieten. Die Weiterbildungen dauern je nach Anbieter unterschiedlich lange. Auf dem Stundenplan stehen in dieser Zeit Inhalte wie Sekretariatskunde, Briefgestaltung, Textformulierung, Protokollführung, Rechts-, Wirtschafts- und Sozialkunde, Gesprächsführung, Maschinenschreiben, Umgang mit Menschen, Führungsmethoden, Bewerbungspraxis oder EDV. Die Weiterbildungen schließen meist mit einer Prüfung ab. Augen auf bei der Wahl der Anbieter: Interessenten sollten darauf achten, dass die Qualifikation IHK-zertifiziert ist.
Sekretärinnen finden Beschäftigung in Unternehmen verschiedenster Branchen wie etwa der Finanzbranche, in Technologieunternehmen, im Einzelhandel, in der Fertigung und vielen anderen eingesetzt. Auch arbeiten sie in Bildungseinrichtungen wie Schulen, Hochschulen, Universitäten, in Non-Profit-Organisationen sowie im Gesundheitswesen in Krankenhäuser, Kliniken, Arztpraxen. Viele offene Stellen gibt es darüber hinaus im Rechtswesen in Anwaltskanzleien, Gerichten oder Rechtsabteilungen von Unternehmen sowie in Regierungsbehörden, von der kommunalen Verwaltung bis zum Bundesministerium.
Sekretärinnen können ihre Karriere durch gezielte Weiterbildungen ankurbeln und sukzessive mehr Verantwortung übernehmen. Es gib für dieses Berufsbild eine Vielzahl an Weiterbildungsmöglichkeiten, zum Beispiel für spezielle Softwareanwendungen. Eine besondere Form der Weiterbildung ist die der Fremdsprachensekretärin.