Empfehlungsschreiben können über Ihren weiteren Werdegang entscheiden. Für ein Stipendium zum Beispiel brauchen Sie eines. Auch als Bewerber können Sie punkten, wenn Sie Ihren Unterlagen eine oder mehrere Empfehlungen beilegen. Darin enthalten ist in der Regel eine Bestätigung der Stärken und Fähigkeiten des Bewerbers. Empfehlungsschreiben sind Allzweckwaffen. Aber sie können auch Schaden anrichten…
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Empfehlungsschreiben gibt es für verschiedene Anlässe. Man kann sie zum Beispiel als Referenz in die eigene Bewerbung einbauen. Auch werden Studenten, die sich nach Ihrem Bachelor-Abschluss für einen Master einschreiben wollen, von der Universität gerne gebeten, ein Empfehlungsschreiben eines ehemaligen Dozenten oder Professors vorzulegen. Die Gepflogenheit stammt aus dem angelsächsischen Raum, setzt sich im Zuge der Internationalisierung aber auch in Deutschland immer stärker durch. Außerdem kann man Empfehlungsschreiben ausstellen für…
In all diesen Szenarien macht es Sinn oder kann es Sinn machen – oder sogar Voraussetzung sein – ein Empfehlungsschreiben vorzulegen.
Grundsätzlich sind Empfehlungsschreiben (fast) immer nützlich. Speziell Berufseinsteiger profitieren von ihnen. Sie verfügen noch nicht über viele Arbeitszeugnisse und andere Arbeitsnachweise. Umso wichtiger wird jeder Beleg, der Ihnen Kompetenz und Arbeitseinsatz attestiert. Durch ein Empfehlungsschreiben werten sie eine Bewerbung in jedem Fall auf. Ein Empfehlungsschreiben ist auch für ehemalige Praktikanten, Trainees, Auslandsstudenten oder Stipendiaten nützlich. Es soll dokumentieren, dass sie Erfahrungen gesammelt und ihre Chefs überzeugt haben. Das Testat wiegt im Zweifel mehr als die besten Noten. Bei Freiberuflern spricht man häufig von Referenzschreiben. Sie erhalten das Referenzschreiben anstelle eines Arbeitszeugnisses. Freelancer hangeln sich von Job zu Job, müssen also immer wieder neue Arbeitgeber von sich überzeugen. Da helfen Empfehlungen enorm. Tipp: Fragen Sie als Freiberufler Ihre Auftraggeber aktiv nach Referenzschreiben. Je mehr Sie sammeln, desto größer Ihre Auswahl. Sie müssen in einer künftigen Bewerbung auch nicht sämtliche Referenzschreiben beilegen, sondern nur die wichtigsten oder besten. Das können von Stelle zu Stelle verschiedene sein. Wie Sie als Freiberufler um ein Empfehlungsschreiben bitten, zeigen wir Ihnen gleich… Freiberufler haben wohlgemerkt keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis – auch dann nicht, wenn sie etwa sechs Monate ein Projekt geleitet und erfolgreich beendet haben. Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben nur festangestellte Mitarbeiter. Diese Tatsache macht Empfehlungen für Freiberufler umso wertvoller… Der Unterschied zwischen einem Empfehlungsschreiben und einem Referenzschreiben besteht im Übrigen darin, dass Letzteres allgemein formuliert ist. Das Empfehlungsschreiben ist dagegen an einen konkreten Empfänger gerichtet. Abgesehen davon sind sich beide Formate aber sehr ähnlich.
Ein Arbeitszeugnis wird nicht in der Ich-Form verfasst, ein Empfehlungsschreiben aber sehr wohl. Immerhin handelt es sich beim Referenzgeber um eine natürliche Person, nicht um ein Unternehmen. Darum sind Empfehlungsschreiben auch sehr viel persönlicher als Arbeitszeugnisse. Eine Prise Emotionen dürfen sie durchaus enthalten. Inhaltlich geht es vor allem um die Fähigkeiten und Fachkenntnisse des Beschriebenen – und um seine Persönlichkeit. Ein paar lobende Worte über die Stärken bzw. den Charakter des Referenznehmers sollten schon fallen. Diese Elemente beinhaltet ein Empfehlungsschreiben – von oben nach unten:
Natürlich können Empfehlungsschreiber auch eine Menge falsch machen. Es gibt zwar keine Geheimcodes wie im Arbeitszeugnis, aber doch die eine oder andere Falle, in die man tappen kann. Grundsätzlich kann man davon ausgehen, dass jemand, der Ihrer Bitte um eine Empfehlung nachkommt, Sie auch wirklich loben und weiterempfehlen will. Wer Sie hingegen für unfähig hält, wird erst gar kein Empfehlungsschreiben erstellen. Darum sollte man selbst übrigens auch nicht jeder Bitte nach einer Referenz nachkommen. Sie kann wieder auf Sie zurückfallen! Hält der Kandidat nicht, was Sie in Ihrer Empfehlung versprechen, beschädigt dies Ihren guten Ruf. Es gibt aber noch mehr Punkte, die den Wert eines Empfehlungsschreibens nach unten ziehen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn…
Der letzte Punkt betrifft auch die Online-Empfehlungen, die sich Mitglieder in Business-Netzwerken geben können. Sie laufen meist nach dem Schema „Gibst du mir eine gute Bewertung, gebe ich dir auch eine“ ab. Das ist durchschaubar. Nicht jede Empfehlung ist daher wertsteigernd.
Diese formellen Voraussetzungen sollte ein Empfehlungsschreiben einhalten, wenn Sie es für Ihre Bewerbung verwenden:
Zu viele Referenzen in der Bewerbung wirken inflationär. Zwei oder drei überzeugende Referenzen ziehen dagegen, haben Wert. Gleiches gilt für die Empfehlung selbst. Nicht nur überschwänglich loben, sondern dosiert und differenziert. Das ist glaubwürdiger!
Professoren an der Universität werden häufig um ein Empfehlungsschreiben gebeten – allein schon von den vielen Studierenden, die sich um ein Stipendium bewerben wollen. Es muss Ihnen also nicht unangenehm sein, das Gleiche zu tun. Aber: Eine Bindung zum jeweiligen Professoren sollten Sie schon haben. Er oder sie sollte zumindest wissen, wer Sie sind. Vielleicht haben Sie ein Seminar bei ihm belegt, eine Arbeit geschrieben oder wurden sogar als studentische Hilfskraft eingestellt. Einen Professor zu fragen, der Ihr Gesicht noch nie gesehen hat, wäre dagegen unverschämt. So fragen Sie den Professor nach einem Empfehlungsschreiben:
Vereinbaren Sie einen Termin – zum Beispiel per Mail. Einfach so hineinplatzen und nach einer Empfehlung fragen – das ist anmaßend. Eine Absage wäre dann durchaus gerechtfertigt.
„Hmm, naja, ich brauche da so eine Empfehlung, in der drin steht, dass ich…“ Falsch! Sagen Sie konkret, um was es geht. Wofür benötigen Sie das Empfehlungsschreiben? Was soll darin zum Ausdruck kommen? Warum glauben Sie, dass Sie eine Empfehlung verdient hätten? Liefern Sie dem Professoren Informationen und Argumente.
Präzisieren Sie Ihr Vorhaben. Was ist Ihr Ziel? Der Professor sollte Ihre Beweggründe verstehen – und erkennen, dass Sie hochmotiviert sind. Er sollte nicht den Eindruck gewinnen, dass Ihr Vorhaben nur eines von vielen ist. Motto: Wenn dieses nicht klappt, dann halt ein anderes. Dass es Ihnen am Herzen liegt, sollte vielmehr ersichtlich sein.
Ein Empfehlungsschreiben macht Arbeit. Machen Sie es dem Professor daher so einfach wie möglich. Liefern Sie alle Unterlagen mit, die er benötigt. Und vermeiden Sie Missverständnisse. Wenn Sie das Schreiben in englischer Sprache brauchen, dann sagen Sie es. Machen Sie sich vorher eine Liste, auf der die wichtigsten Punkte aufgelistet sind. Dann vergessen Sie nichts.
Drängeln Sie nicht. An der Uni gibt es viel zu tun – und ehrlich gesagt auch Wichtigeres, als ein Empfehlungsschreiben zu verfassen. Rechnen Sie in Wochen, nicht in Tagen. Fragen Sie nicht erst drei Tage vorher an. Vier bis fünf Wochen Vorlauf sollten Sie einplanen.
So könnten Sie Ihre Bitte um ein Empfehlungsschreiben an den Professor formulieren:
Sehr geehrter Professor Beck, vor Kurzem habe ich bei meinen Ihnen meine Bachelorarbeit über energiewirtschaftliche Optimierungspotenziale in energieintensiven Unternehmen geschrieben und mit der Note 1,3 bestanden. Nun möchte ich mich für den Master Nachhaltige Energieversorgungstechnologien an der Technischen Universität Chemnitz bewerben und wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir ein Empfehlungsschreiben ausstellen. Die Bewerbungsfrist läuft am xx.yy.zzzz ab. Gerne können wir die Details in einem persönlichen Gespräch besprechen. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und wünsche Ihnen eine produktive Woche!
Viele Unis und Hochschulen haben klare Regeln im Umgang mit Empfehlungsschreiben aufgestellt. Ohne vorheriges Gespräch und Unterlagen ist das Anliegen oft aussichtslos. Hier finden Sie beispielhaft die Merkblätter von drei Universitäten zu Empfehlungsschreiben:
Ihren aktuellen Chef um ein Empfehlungsschreiben bitten, damit Sie sich anderweitig bewerben können? Das klingt nach einem schlechten Witz. In der Tat ist dieser Plan in den meisten Fällen nicht zu empfehlen. Es sei denn, Sie haben ein offenes und enges Verhältnis und Ihren Chef längst in Ihre Pläne eingeweiht – und der will Ihnen auch keine Steine in den Weg legen. Normalerweise aber sollten Sie nur ehemalige Arbeitgeber fragen. Am besten die, mit denen Sie im Guten auseinandergegangen sind. Darum ist Netzwerken übrigens so wichtig. Wenn Sie sich nach fünf Jahren Funkstille wieder melden und sofort eine Empfehlung einfordern, hat das ein Geschmäckle. Motto: Der meldet sich nur, wenn er was will. So fragen Sie Ihren ehemaligen Chef nach einer Empfehlung:
Wenn Sie einen ehemaligen Chef um eine Referenz bitten wollen, dann rufen Sie ihn an. Eine E-Mail ist zu unpersönlich – nur im Notfall eine Alternative (wenn der Chef telefonisch unerreichbar ist).
Fragen Sie wirklich nur, wenn Sie der Überzeugung sind, dass Sie eine Empfehlung auch verdient haben. Und wenn der Ex-Chef dies ähnlich sehen dürfte. Wurden Sie hingegen aus Leistungsgründen gefeuert, dann riecht Ihr Vorhaben eher nach Verzweiflungstat – oder nach einem Aprilscherz.
Blicken Sie in die Zukunft und erläutern Ihr Vorhaben. Wo wollen Sie mit dem Bewerbungsschreiben hin? Niemand schreibt gerne eine Empfehlung ins Blaue hinein. Wer weiß, wofür sie verwendet wird? Das könnte schließlich noch auf einen zurückfallen. Versorgen Sie Ihren Ex-Chef daher mit den wichtigsten Informationen.
So könnten Sie Ihre Bitte um ein Empfehlungsschreiben an den Ex-Chef formulieren:
Liebe Frau Heineken, seit sechs Jahren arbeite ich mit großer Leidenschaft und Begeisterung als Marketingmanagerin im Unternehmen. Sie haben meinen Werdegang in all dieser Zeit begleitet und mich stets gefördert. Dafür möchte ich mich ganz herzlich bei Ihnen bedanken. Ich denke nun, dass es für mich an der Zeit ist, den nächsten Schritt zu gehen. Darum bewerbe ich mich für die intern ausgeschriebene Stelle als Leiterin der neu gegründeten Abteilung für Social-Media-Marketing. Ein Empfehlungsschreiben von Ihnen würde mir dabei sicherlich sehr helfen, weswegen ich Sie hiermit ganz herzlich um eines bitten möchte. Gerne komme ich auch persönlich bei Ihnen Büro vorbei, um die Angelegenheit zu besprechen.
So fragen Freiberufler Ihre Auftraggeber nach einer Empfehlung:
Warten Sie nie einfach ab, bis Sie eine Referenz vom Unternehmen erhalten. Die kommt im Zweifel nie. Fragen Sie aktiv danach. Insbesondere dann, wenn Sie gute Leistungen gebracht haben. Viele Kunden vergessen es schlicht und einfach – oder wollen es vergessen, um Zeit zu sparen.
Hat Ihnen ein Team- oder Abteilungsleiter ein Lob ausgesprochen, dann notieren Sie es sich. Fragen Sie, ob Sie das Zitat als Empfehlung verwenden dürfen. Ist Ihr Chef gerade vollauf zufrieden mit Ihnen, wird er Ihnen diesen Wunsch wahrscheinlich nicht abschlagen.
Sie können Empfehlungen auch auf Ihrer Webseite verwenden. Nur echte Referenzgeber und Unternehmen wirken authentisch. Dafür benötigen Sie aber ein schriftliches Einverständnis. Veröffentlichen Sie keine Empfehlungen ohne schriftliches Einverständnis des jeweiligen Kunden!
Ein Empfehlungsschreiben, das auf offiziellem Firmenpapier gedruckt wurde, wirkt hochwertiger. Und es erhöht die Glaubwürdigkeit. Fragen Sie ruhig danach.
So könnten Sie Ihre Bitte um ein Empfehlungsschreiben an einen ehemaligen Auftraggeber formulieren:
Hallo Herr Anheuser, nachdem Sie vor Kurzem in Rente gegangen sind, möchte ich mich auch auf diesem Wege noch einmal herzlich bei Ihnen für die langjährige und gute Zusammenarbeit bedanken. Es hat mir großen Spaß gemacht und war mir eine Ehre! Ich hoffe, Ihnen gelingt der Übergang in den Ruhestand und Sie können ihn vom ersten Tag an genießen. Mir klingt noch Ihr letztes Lob in den Ohren, als sie sinngemäß sagten: Herr Busch hat uns von Anfang an mit seinem Konzept umgehauen. Und die Umsetzung war sogar noch besser! Dürfte ich Sie damit auf meiner Homepage zitieren? Ich hoffe auf Ihr Einverständnis und grüße Sie auf das Herzlichste.
Ein weiteres Muster-Empfehlungsschreiben zum Download und Bearbeiten finden Sie als Vorlage hier:
