Empfehlungsschreiben: Was es Ihnen bringt

Empfehlungsschreiben können über den weiteren Werdegang entscheiden. Für ein Stipendium zum Beispiel braucht man eines. Auch Bewerber können punkten, wenn Sie Ihren Unterlagen eine oder mehrere Empfehlungen beilegen. Darin enthalten ist in der Regel eine Bestätigung der Stärken und Fähigkeiten des Bewerbers. Empfehlungsschreiben sind Allzweckwaffen. Aber sie können auch Schaden anrichten…

Empfehlungsschreiben Referenz

Empfehlungsschreiben: Wofür ist es da?

Empfehlungsschreiben gibt es für verschiedene Anlässe. Man kann sie als Referenz in die Bewerbung einbauen. Außerdem gibt es Empfehlungsschreiben für…

  • Praktika
  • Studiengänge (MBA)
  • Stipendien

Auch werden Studenten, de sich nach Ihrem Bachelor-Abschluss für einen Master einschreiben wollen, von der Universität gerne gebeten, ein Empfehlungsschreiben eines ehemaligen Dozenten oder Professor vorzulegen. Die Gepflogenheit stammt aus dem angelsächsischen Raum, setzt sich im Zuge der Internationalisierung aber auch in Deutschland immer stärker durch.




Empfehlungsschreiben: Wer braucht eins?

Grundsätzlich sind Empfehlungsschreiben immer nützlich. Speziell Berufseinsteiger profitieren von ihnen. Sie verfügen noch nicht über viele Arbeitszeugnisse und andere Arbeitsnachweise. Umso wichtiger wird jeder Beleg, der Ihnen Kompetenz und Arbeitseinsatz attestiert. Durch ein Empfehlungsschreiben werten sie eine Bewerbung in jedem Fall auf.

Ein Empfehlungsschreiben ist auch für ehemalige Praktikanten, Trainees, Auslandsstudenten oder Stipendiaten nützlich. Es soll dokumentieren, dass sie Erfahrungen gesammelt und ihre Chefs überzeugt haben. Das wiegt im Zweifel mehr als die besten Noten.

Bei Freiberuflern spricht man häufig von Referenzschreiben. Sie erhalten das Referenzschreiben anstelle eines Arbeitszeugnisses. Freelancer hangeln sich von Job zu Job, müssen also immer wieder neue Arbeitgeber von sich überzeugen. Da helfen Empfehlungen enorm.

Tipp: Fragen Sie als Freiberufler Ihre Auftraggeber aktiv nach Referenzschreiben. Je mehr Sie sammeln, desto größer Ihre Auswahl. Sie müssen in einer künftigen Bewerbung auch nicht sämtliche Referenzschreiben beilegen, sondern nur die wichtigsten oder besten. Das können von Stelle zu Stelle verschiedene sein.

Hintergrund: Freiberufler haben keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis – auch dann nicht, wenn sie etwa sechs Monate ein Projekt geleitet und erfolgreich beendet haben. Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben nur festangestellte Mitarbeiter.

Der Unterschied zu einem Empfehlungsschreiben besteht darin, dass das Referenzschreiben allgemein formuliert ist. Das Empfehlungsschreiben ist dagegen an einen konkreten Empfänger gerichtet. Abgesehen davon sind sich beide Formate aber sehr ähnlich.

Das kommt ins Empfehlungsschreiben

Ein Arbeitszeugnis wird nicht in der Ich-Form verfasst, ein Empfehlungsschreiben aber schon. Immerhin handelt es sich beim Referenzgeber um eine natürliche Person, nicht um ein Unternehmen. Darum sind Empfehlungsschreiben auch sehr viel persönlicher als Arbeitszeugnisse. Eine Prise Emotionen dürfen sie durchaus enthalten.

Inhaltlich geht es vor allem um die Fähigkeiten und Fachkenntnisse des Beschriebenen – und um seine Persönlichkeit. Ein paar lobende Worte über seine Stärken bzw. seinen Charakter sollten schon fallen.

Diese Elemente beinhaltet ein Empfehlungsschreiben:

  • Briefkopf (Vorname, Nachname, Unternehmen oder Organisation)
  • Telefonnummer für Rückfragen
  • Datum
  • Name und Anschrift des Adressaten (nicht die des Bewerbers)
  • Betreff („Empfehlungsschreiben für Max Mustermann“)
  • Selbstvorstellung (kurz)
  • Ausstellungsgrund (z.B. Praktikumsende)
  • Sachliche Empfehlung
  • Erreichte Qualifikationen (z.B. Studienabschluss)
  • Erfolge
  • Subjektive Empfehlung (Soft Skills, Charakter)
  • Datum, Unterschrift

Was ein Empfehlungsschreiben ruiniert

Natürlich können Empfehlungsschreiber auch eine Menge falsch machen. Es gibt zwar keine Geheimcodes wie im Arbeitszeugnis, aber doch die eine oder andere Falle, in die man tappen kann.

Grundsätzlich kann man davon ausgehen, dass jemand, der Ihrer Bitte um eine Empfehlung nachkommt, Sie auch wirklich loben und weiterempfehlen will. Wer Sie hingegen für unfähig hält, wird erst gar kein Empfehlungsschreiben erstellen.

Darum sollte man selbst übrigens auch nicht jeder Bitte nach einer Referenz nachkommen. Sie kann wieder auf Sie zurückfallen! Hält der Kandidat nicht, was Sie versprechen, schadet dies Ihrem guten Ruf.

Es gibt aber noch mehr Punkte, die den Wert eines Empfehlungsschreibens nach unten ziehen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn…

  • der Gutachter eine schlechte Reputation hat.
  • der Text aus lauter abgedroschenen Phrasen und Floskeln besteht.
  • der Text eine einzige Lobhudelei ist, die verdächtig an ein Gefälligkeitsgutachten erinnert.
  • der Text wegen seiner Superlative unglaubwürdig ist.
  • der Gutachter das, was er geschrieben hat, fachlich gar nicht beurteilen kann.

Der letzte Punkt betrifft auch die Online-Empfehlungen, die sich Mitglieder in Business-Netzwerken geben können. Sie laufen meist nach dem Schema „Gibst du mir eine gute Bewertung, gebe ich dir auch eine“ ab. Das ist durchschaubar und relativ wertlos.

Darauf bitte achten!

Diese formellen Voraussetzungen sollte das Empfehlungsschreiben einhalten:

  • Nicht länger als eine DIN-A4-Seite
  • Auf Firmenpapier gedruckt, um ihm einen offiziellen Charakter zu verleihen
  • Nicht mehr als 3 Empfehlungsschreiben pro Bewerbung

Zu viele Referenzen wirken in der Bewerbung inflationär. Zwei oder drei überzeugende Referenzen ziehen dagegen, haben Wert. Gleiches gilt für die Empfehlung selbst. Nicht nur überschwänglich loben, sondern dosiert und differenziert. Glaubwürdiger!

Musterbeispiel

Dr. Herbert Herbertson
Herbertstraße 1
12345 Herbertsdorf
Telefon: 1234-56789

Empfänger
Anschrift
PLZ Standort

Empfehlungsschreiben für Rollo Roller

Herr Roller hat insgesamt acht Jahre für unser Unternehmen gearbeitet – mit großem Erfolg. Daher bedauere ich es sehr, dass er unser Unternehmen nun verlassen und eine neue Herausforderung annehmen wird. Nichtsdestotrotz kann ich Herrn Roller wärmstens weiterempfehlen.

Rollo Roller hat vom xx.xx.xxxx bis zum yy.yy.yyyy als Position für unser Unternehmen gearbeitet. Von Anfang gefiel mir sein Elan und seine Durchsetzungsstärke. Ich habe ihn zudem als verantwortungsvollen Kollegen kennengelernt, der früh Führungsverantwortung übernommen hat. Als Führungskraft hat er mich nie enttäuscht. Durch seine gute Arbeit haben wir Prozesse im Unternehmen verschlankt und Kosten reduziert. Dass wir in den vergangenen Jahren insgesamt wettbewerbsfähiger geworden sind, verdanken wir auch ihm

Herr Roller genießt daher einen ausgezeichneten Ruf bei Kunden und Kollegen. Ich halte ihn für hochgradig geeignet, um weiterhin Führungsaufgaben in der XX-Branche auszuüben. Seine Einstellung kann ich Ihnen ohne jeden Zweifel empfehlen.

Für etwaige Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift

Wie frage ich meinen Professor?

Professoren an der Universität werden häufig um ein Empfehlungsschreiben gebeten – allein schon von den vielen Studenten, die sich um ein Stipendium bewerben wollen. Es muss Ihnen also nicht unangenehm sein, das Gleiche zu tun.

Aber: Eine Bindung zum jeweiligen Professoren sollten Sie schon haben. Er oder sie sollte zumindest wissen, wer Sie sind. Vielleicht haben Sie ein Seminar bei ihm belegt, eine Arbeit geschrieben oder wurden sogar als studentische Hilfskraft eingestellt. Einen Professor zu fragen, der Ihr Gesicht noch nie gesehen hat, wäre dagegen unverschämt.

So fragen Sie den Professor:

  • Termin

    Vereinbaren Sie einen Termin – zum Beispiel per Mail. Einfach so hineinplatzen und nach einer Empfehlung fragen – das ist anmaßend. Eine Absage wäre dann durchaus gerecht.

  • Genauigkeit

    „Hmm, naja, ich brauche da so eine Empfehlung, in der drin steht, dass ich…“ Falsch! Sagen Sie konkret, um was es geht. Wofür benötigen Sie das Empfehlungsschreiben? Was soll darin zum Ausdruck kommen? Warum glauben Sie, dass Sie eine Empfehlung verdient hätten? Liefern Sie dem Professor Informationen und Argumente.

  • Motivation

    Präzisieren Sie Ihr Vorhaben. Was ist Ihr Ziel? Der Professor sollte Ihre Beweggründe verstehen – und erkennen, dass Sie hochmotiviert sind. Er sollte nicht den Eindruck gewinnen, dass Ihr Vorhaben nur eines von vielen ist. Motto: Wenn dieses nicht klappt, dann halt ein anderes. Dass es Ihnen am Herzen liegt, sollte vielmehr ersichtlich sein.

  • Unterlagen

    Ein Empfehlungsschreiben macht Arbeit. Machen Sie es dem Professor daher so einfach wie möglich. Liefern Sie alle Unterlagen mit, die er benötigt. Und vermeiden Sie Missverständnisse. Wenn Sie das Schreiben in englischer Sprache brauchen, dann sagen Sie es. Machen Sie sich vorher eine Liste, auf der die wichtigsten Punkte aufgelistet sind. Dann vergessen Sie nichts.

  • Zeit

    Drängeln Sie nicht. An der Uni gibt es viel zu tun – und ehrlich gesagt auch Wichtigeres, als ein Empfehlungsschreiben zu verfassen. Rechnen Sie in Wochen, nicht in Tagen. Fragen Sie nicht erst drei Tage vorher an. Vier bis fünf Wochen Vorlauf sollten Sie einplanen.

Wie frage ich meinen ehemaligen Chef?

Ihren aktuellen Chef um ein Empfehlungsschreiben bitten, damit Sie sich anderweitig bewerben können? Das klingt nach einem schlechten Witz. In der Tat ist dieser Plan in den meisten Fällen nicht zu empfehlen. Es sei denn, Sie haben ein offenes und enges Verhältnis und Ihren Chef längst in Ihre Pläne eingeweiht – und der will Ihnen auch keine Steine in den Weg legen.

Normalerweise aber sollten Sie nur ehemalige Arbeitgeber fragen. Am besten die, mit denen Sie im Guten auseinandergegangen sind. Darum ist Netzwerken übrigens so wichtig. Wenn Sie sich nach fünf Jahren Funkstille wieder melden und sofort eine Empfehlung einfordern, hat das ein Geschmäckle. Motto: Der meldet sich nur, wenn er was will.

So fragen Sie Ihren ehemaligen Chef:

  • Anruf

    Wenn Sie einen ehemaligen Chef um eine Referenz bitten wollen, dann rufen Sie ihn an. Eine E-Mail ist zu unpersönlich – nur im Notfall eine Alternative (wenn der Chef telefonisch unerreichbar ist).

  • Selbstreflexion

    Fragen Sie wirklich nur, wenn Sie der Überzeugung sind, dass Sie eine Empfehlung auch verdient haben. Und wenn der Ex-Chef dies ähnlich sehen dürfte. Wurden Sie hingegen aus Leistungsgründen gefeuert, dann riecht Ihr Vorhaben eher nach Verzweiflungstat – oder nach einem Aprilscherz.

  • Begründung

    Blicken Sie in die Zukunft und erläutern Ihr Vorhaben. Wo wollen Sie mit dem Bewerbungsschreiben hin? Niemand schreibt gerne eine Empfehlung ins Blaue hinein. Wer weiß, wofür sie verwendet wird? Das könnte schließlich noch auf einen zurückfallen. Versorgen Sie Ihren Ex-Chef daher mit den wichtigsten Informationen.

Wie frage ich als Freiberufler?

So fragen Freiberufler Ihre Auftraggeber:

  • Aktivität

    Warten Sie nie einfach ab, bis Sie eine Referenz vom Unternehmen erhalten. Fragen Sie aktiv danach. Insbesondere dann, wenn Sie gute Leistungen gebracht haben. Viele Kunden vergessen es schlicht und einfach – oder wollen es vergessen, um Zeit zu sparen.

  • Zitate

    Hat Ihnen ein Team- oder Abteilungsleiter ein Lob ausgesprochen, dann notieren Sie es sich. Fragen Sie, ob Sie das Zitat als Empfehlung verwenden dürfen. Ist Ihr Chef gerade vollauf zufrieden mit Ihnen, wird er Ihnen diesen Wunsch wahrscheinlich nicht abschlagen.

  • Einverständnis

    Sie können Empfehlungen auch auf Ihrer Webseite verwenden. Nur echte Referenzgeber und Unternehmen wirken authentisch. Dafür benötigen Sie aber ein schriftliches Einverständnis. Veröffentlichen Sie keine Empfehlungen ohne schriftliches Einverständnis des jeweiligen Kunden!

  • Firmenpapier

    Ein Empfehlungsschreiben, das auf offiziellem Firmenpapier gedruckt wurde, wirkt hochwertiger. Und es erhöht die Glaubwürdigkeit. Fragen Sie ruhig danach.

[Bildnachweis: Gajus by Shutterstock.com]

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