Referenzen in der Bewerbung: Anleitung, Beispiele, Muster

Arbeitszeugnisse sind im Bewerbungsprozess ein Faustpfand. Aber kein so großes, wie man vielleicht meinen könnte. Denn schon die Gewerbeordnung besagt, dass ein qualifizierendes Arbeitszeugnis auf jeden Fall wohlwollend sein muss. Außerdem steht es dem Arbeitnehmer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu. Anders eine Referenz: Sie ist komplett freiwillig – und kann individuell formuliert werden. Referenzen können aus einer guten eine sehr gute Bewerbung – eine mit besten Erfolgsaussichten auf ein Vorstellungsgespräch – machen. Wer seiner Bewerbung Referenzschreiben beifügt, kann damit nur gewinnen. Mehr als drei sollten es aber nicht sein…

Eine Referenz – was ist das?

Der Begriff Referenz geht auf das lateinische referre zurück. Das bedeutet so viel wie: „sich auf etwas beziehen“, „berichten“, „auf etwas zurückführen“.

Mit einer Referenz beziehen Sie sich also auf etwas – beziehungsweise: auf jemanden. Im Bewerbungsprozess ist eine Referenz ein maximal einseitiges Dokument in DIN A4. Dort trifft der Referenzgeber – meist eine Führungskraft – über den Bewerber eine positive Aussage und empfiehlt ihn für eine bestimmte Stelle oder Position.

Oft werden als Synonym die Begriffe Empfehlungsschreiben oder Empfehlungsbrief verwendet. Zur Referenz gibt es jedoch einen Unterschied:

  • Referenzen

    konzentrieren sich auf die Vergangenheit der entsprechenden Person: Welche Qualifikation hat sie erworben? Welche Tätigkeiten ausgeübt? Welche Erfolge errungen? Auch richtet sich die Referenz nicht an einen bestimmten Empfänger, sondern ist allgemeingültig.

  • Empfehlungen

    dagegen sind in der Regel an einen konkreten Empfänger gerichtet. Der Fokus liegt hier in der Zukunft: Warum wird der Bewerber in der entsprechenden Position reüssieren? Das Empfehlungsschreiben soll hierzu konkrete Hinweise geben.




Referenzen Aufbau: Wie sieht ein Referenzschreiben aus?

Ein Referenzschreiben hat stets einen persönlichen Charakter. Eine Person äußert sich wohlwollend über eine andere – aus der Ich-Perspektive und in der Ich-Form. Darum gibt es auch keine strenge Normung dieses Elements in der Bewerbung.

Ein Referenzschreiben können Sie ganz individuell gestalten. Nur folgende Inhalte sollten Sie schon berücksichtigen, um den gewünschten Effekt zu erzielen – und dem Empfänger auch die notwendigen Informationen bereitzustellen:

  • Briefkopf inklusive Vor- und Nachname des Fürsprechers sowie Name des Unternehmens oder der Organisation
  • Telefonnummer, um direkte Rückfragen und eine Verifzierung zu ermöglichen
  • Datum
  • Betreff inklusive Namensnennung des Bewerbers
  • Selbstvorstellung des Fürsprechers
  • Nennung des Zeitraums, in dem Referenzgeber und Bewerber zusammengearbeitet haben
  • Qualifikationen, Aufgaben, Fähigkeiten des Bewerbers
    Erfolge des Bewerbers
  • Sozialverhalten, Persönlichkeit und Soft Skills des Bewerbers
  • Unterschrift

Referenzen in der Bewerbung: Eine Alternative zum Arbeitszeugnis?

Referenzen sind im Kommen – und ihre Bedeutung dürfte in Zukunft weiter wachsen. Der Anstieg prekärer Beschäftigungsverhältnisse führt auch dazu, dass viele Arbeitnehmer keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben.

Zum Beispiel Freiberufler, die projektbezogen arbeiten. Sie können Ihre Chancen auf zukünftige Aufträge jedoch durch zielgerichtete Referenzen deutlich verbessern.

Allerdings sind aktuell und im Rahmen einer Bewerbung andere Elemente wichtiger. Bewerbungsschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnisse (sofern vorhanden) haben einen höheren Stellenwert.

Mit Referenzen kann man die eigenen Chancen aber – in vielen Fällen – entscheidend erhöhen, sich von anderen Bewerben absetzen.

Merke: Es gibt kaum etwas auf dieser Welt, dem Menschen mehr vertrauen als einer persönlichen Empfehlung.

Auch Berufseinsteiger können daher von Referenzschreiben oder einer sogenannten Referenzliste profitieren. Schließlich haben sie noch kein Arbeitsverhältnis nachzuweisen – und damit auch keine Zeugnisse und nur einen sehr kurzen tabellarischen Lebenslauf.

Wer außerdem um eine Referenz bitten könnte (und sollte):

  • Azubis
  • Praktikanten
  • Trainees
  • Studenten (möglicher Referenzgeber: Professor oder Dozent)
  • Schüler (vom Lehrer)
  • Stipendiaten (vom Professor oder Förderer)
  • Ehrenamtler

Übrigens: Referenzen müssen natürlich nicht zwingend von einer Person des letzten Arbeitgebers stammen. Sie können auch Menschen, mit denen Sie vor langer Zeit (gut) zusammengearbeitet haben, nachträglich um ein Referenzschreiben bitten.

Und es muss auch nicht der Chef höchstpersönlich sein, der die Referenz erstellt. Im Prinzip kann jeder und jede, mit dem Sie schon gearbeitet haben, als Fürsprecher in Erscheinung treten.

Wahr ist aber auch: Je höher der Aussteller in der Hierarchie eines Unternehmens oder einer Organisation steht, desto gewichtiger werden die Referenzen. Am besten eignen sich Geschäftsführer, Personalchefs, Abteilungs- oder Teamleiter sowie Kunden und Auftraggeber.

Weniger sinnvoll ist es, Freunde und Verwandte als Referenzgeber einzuspannen.

Und beachten Sie: Der Referenzgeber muss mit neugierigen Anrufern rechnen. Deshalb muss er sich auch damit einverstanden erklären, dass Personaler ihn kontaktieren, um die Echtheit des Referenzschreibens zu prüfen.

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Referenzen: Wo werden sie in der Bewerbung erwähnt?

Referenzen: Wo wird sie in der Bewerbung erwähnt?Das Referenzschreiben erwähnen Sie entweder im Anschreiben im Anlageverzeichnis oder im Lebenslauf – dann bei der entsprechenden beruflichen Position.

Achtung: Die Telefonnummer des Fürsprechers nennen Sie nur im Referenzschreiben selbst – nirgendwo sonst. Das wäre zu aufdringlich.

Sie können auch eine Referenzliste auf einem Extra-Blatt erstellen. Nachteil: Das bläht die Bewerbung unnötig auf.

Einfacher ist es, Sie schreiben in der in der Anlagenliste so etwas wie: Max Meier, Geschäftsführer der ABC GmbH, bestätigt Ihnen gerne meine Kompetenzen und Qualifikationen.

Referenz Beispiele und Muster: So fragen Sie danach

  1. Universität

    Es versteht sich von selbst, dass Sie nur einen Professor oder Dozenten bitten, der Sie auch wirklich kennt und bei dem Sie eine Arbeit geschrieben haben – eine möglichst gute. Insbesondere Ihr Betreuer bei der Diplom-, Bachelor- oder Masterarbeit bietet sich an. Auch gut: Wenn Sie als studentische Hilfskraft gearbeitet haben.

    Grundsätzlich ist es für Universitätsprofessoren nichts Außergewöhnliches, um eine Referenz gebeten zu werden. Also keine falsche Scheu!

    So könnten Sie vorgehen:

    • Timing

      Kommen sie nicht einfach mal schnell im Büro vorbei, sondern machen sie voher einen Termin ab. Schreiben Sie eine Mail oder rufen Sie an.

    • Wunsch

      Tragen Sie Ihr Anliegen vor. Und sagen Sie möglichst konkret, um was es geht und was Ihnen wichtig ist. Geht es um Ihre fachlichen Qualifikationen oder Ihre persönliche Arbeitsweise? Eine Referenz für ein Stipendium ist etwas anderes als eine für eine Arbeitsstelle.

    • Unterlagen

      Bringen Sie am besten alle Unterlagen mit, die relevant sein könnten. Zeugnisse, Lebenslauf, Arbeitsproben usw., damit der Professor sofort im Bilde ist und nicht lange nach irgendetwas suchen muss.

    • Puffer

      Einen zeitlichen Puffer sollten Sie vorab einplanen. Sie werden Ihre Referenz nicht schon nach zwei Stunden in Händen halten. Professoren haben erfahrungsgemäß eine lange To-do-Liste – und Referenzschreiben genießen ganz sicher nicht Priorität 1. Fragen Sie also rechtzeitig an – schon einige Wochen vorher.

    • Dank

      Ein herzliches Dankeschön – gerne auch noch mal per Mail – sorgt für Wertschätzung. Und falls Ihnen der Professor keine Referenz geben will, verkneifen Sie sich bissige Kommentare oder andere rhetorische Ausfälle. Sie haben nun einmal kein Anrecht darauf.

    Beispielformulierung

    Sehr geehrter Professor Reuter,

    bestimmt erinnern sie sich, dass ich meine Bachelorarbeit über das politische System Chiles bei Ihnen geschrieben habe. Ich möchte mich nun um einen Masterplatz für den Master Politikwissenschaften an der Humboldt-Uni Berlin bewerben und wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir ein Empfehlungsschreiben ausstellen könnten. Der Abgabetermin ist der TT.MM.JJJJ. Ich würde die Details auch gerne – sofern Sie Zeit haben – in einem persönlichen Gespräch besprechen.

  2. Angestellter

    Ein Referenzschreiben von Ihrem direkten Vorgesetzten – das ist prinzipiell eine gute Idee. Allerdings nicht, wenn Ihr jetziger Arbeitgeber nichts von Ihren Wechselplänen erfahren soll. In dem Fall würde er sofort hellhörig werden.

    Gehen Sie generell sehr vorsichtig vor, wenn Sie im aktuellen Unternehmen jemanden fragen wollen – zum Beispiel auch einen ehemaligen Vorgesetzten aus einer anderen Abteilung. Ohne Vertrauensbasis bitte sein lassen!

    Ein richtig guter Zeitpunkt hingegen ist, wenn Ihr Vorgesetzter wechselt – in ein anderes Unternehmen oder eine andere Abteilung. Diese Gelegenheit sollten Sie sich nicht entgehen lassen. Sie ist optimal, um nach einer Referenz zu fragen. Für Sie wäre das gleichzeitig eine Absicherung, falls sie mit Ihrem neuen Chef nicht auf der gleichen Wellenlänge funken sollten.

    So könnten Sie vorgehen:

    • Bitte

      Am besten melden Sie sich telefonisch. Um einen persönlichen Termin zu bitten – das wäre zu dick aufgetragen. Er oder sie hat ja auch noch andere Aufgaben zu erledigen. Sie können auch mailen. Aber bedenken Sie: Eine E-Mail kann in die falschen Hände geraten.

    • Einschätzung

      Um Ihrem Chef – aber vor allem Ihnen selbst – eine Blamage zu ersparen, denken sie bitte vorher ganz genau nach: Ist Ihr Vorgesetzter mit Ihnen und Ihren Leistungen vollauf zufrieden? Hat er Grund dazu? Schätzt er sie? Sind Sie ihm sympathisch? Wenn all das nicht zutrifft, dann sollten Sie Ihren Plan vielleicht noch mal überdenken.

    • Begründung

      Das heißt nicht, dass Sie im Zweifel nicht auch dezent nachhelfen können. Legen Sie sich Argumente zurecht: Warum sind Sie für den Job qualifiziert? Warum passt die Stelle zu Ihnen und was haben Sie geleistet, um Ihre Eignung zu unterstreichen?

    Beispielformulierung

    Lieber Herr Weber,

    ich bin seit nunmehr sieben Jahren für dieses Unternehmen im Controlling tätig. Nun würde ich mich gerne weiterentwickeln und mich für die intern ausgeschriebene Position als Leiter der Abteilung ABC bewerben. Ich möchte mich ausdrücklich bei Ihnen dafür bedanken, dass Sie mich in den vergangenen Jahren begleitet und gefördert haben. Sie kennen meine Fähigkeiten am besten. Daher würde ich mich freuen, wenn sie mir für meine Bewerbung ein Empfehlungsschreiben ausstellen…

  3. Freiberufler

    Für Freiberufler sind Referenzen nicht selten überlebenswichtig. Sie helfen Ihnen, ihre Reputation zu verbessern und an Folgeaufträge zu kommen.

    Ihre renommiertesten Kunden oder Auftraggeber sind zugleich diejenigen, die Sie um eine Referenz bitten sollten. Die Wirkung ist dann naturgemäß am stärksten. Und fragen Sie jene Kunden, die mit Ihrer Leistung augenscheinlich zufrieden sind.

    So könnten Sie vorgehen:

    • Ansprache>

      Nach einem abgeschlossenen Projekt erkundigen Sie sich bei Ihren Kunden, ob Sie mit mit Ihrer Arbeit zufrieden waren. Das ist bei vielen der Fall, ohne dass man ein ausdrückliches Lob bekommt. Werden sie also selbst aktiv.

    • Konservierung

      Schreibt Ihnen Ihr Kunde eine wohlwollende Mail, halten Sie diese unbedingt fest. Und fragen Sie ihn, ob Sie das Lob – in dieser oder abgewandelter Form – als Referenz verwenden dürfen. Wenn Sie das Statement auf Ihrer Webseite einbinden wolle, benötigen Sie ein schriftliches Einverständnis. Veröffentlichen Sie niemals eine Referenz ohne Einverständnis!

    • Glaubwürdigkeit

      Tipp: Bitten Sie darum, die Referenz auf Firmenpapier ausstellen zulassen. Es wirkt authentischer und erhöht die Glaubwürdigkeit.

    Beispielformulierung

    Lieber Herr Schröder,

    herzlichen Dank noch einmal für die tolle Zusammenarbeit in den letzten Jahren. Neulich sagten Sie mir in einem Gespräch etwas in dieser Art: „Die Betreuung war exzellent und wir würden uns jedes Mal wieder für Herrn XY entscheiden.“ Das hat mich sehr gefreut. Am liebsten würde ich Sie mit dieser Aussage auf meiner Webseite zitieren. Wären Sie damit einverstanden?


[Bildnachweis: baranq by Shutterstock.com]

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