Referenzen in der Bewerbung: Beispiele, Tipps, Muster

Referenzen schmücken eine Bewerbung. Dabei waren es bislang die Arbeitszeugnisse, die im Bewerbungsprozess als größtes Faustpfand erachtet wurden. Aber sie sind kein so großes, wie man vielleicht meinen könnte. Denn schon die Gewerbeordnung besagt, dass ein qualifizierendes Arbeitszeugnis auf jeden Fall wohlwollend sein muss. Außerdem steht es dem Arbeitnehmer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu. Anders eine Referenz: Sie ist komplett freiwillig – und kann individuell formuliert werden. Referenzen können aus einer guten eine sehr gute Bewerbung – eine mit besten Erfolgsaussichten auf ein Vorstellungsgespräch – machen. Wer seiner Bewerbung Referenzschreiben beifügt, kann damit nur gewinnen. Mehr als drei Referenzen sollten es aber nicht sein…

Referenzen Bewerbung

Unterschied zwischen Referenzen und Empfehlungen

Der Begriff Referenz geht auf das lateinische referre zurück. Das bedeutet so viel wie: „sich auf etwas beziehen“, „berichten“, „auf etwas zurückführen“.

Mit einer Referenz beziehen Sie sich also auf etwas – beziehungsweise: auf jemanden. Im Bewerbungsprozess ist eine Referenz ein maximal einseitiges Dokument in DIN A4. Dort trifft der Referenzgeber – meist eine Führungskraft – über den Bewerber eine positive Aussage und empfiehlt ihn für eine bestimmte Stelle oder Position.

Oft werden als Synonym die Begriffe Empfehlungsschreiben oder Empfehlungsbrief verwendet. Zur Referenz gibt es jedoch einen Unterschied:

  • Referenzen

    Referenzen konzentrieren sich auf die Vergangenheit der entsprechenden Person: Welche Qualifikation hat sie erworben? Welche Tätigkeiten ausgeübt? Welche Erfolge errungen? Auch richtet sich die Referenz nicht an einen bestimmten Empfänger, sondern ist allgemeingültig.

  • Empfehlungen

    Empfehlungen dagegen sind in der Regel an einen konkreten Empfänger gerichtet. Der Fokus liegt hier in der Zukunft: Warum wird der Bewerber in der entsprechenden Position reüssieren? Das Empfehlungsschreiben soll hierzu konkrete Hinweise geben.

Referenzschreiben Aufbau

Ein Referenzschreiben hat stets einen persönlichen Charakter. Eine Person äußert sich wohlwollend über eine andere – aus der Ich-Perspektive und in der Ich-Form. Darum gibt es auch keine strenge Normung dieses Elements in der Bewerbung.

Ein Referenzschreiben können Sie ganz individuell gestalten. Nur folgende Inhalte sollten Sie berücksichtigen, um den gewünschten Effekt zu erzielen – und dem Empfänger auch die notwendigen Informationen bereitzustellen:

  • Briefkopf inklusive Vor- und Nachname des Fürsprechers sowie Name des Unternehmens oder der Organisation
  • Telefonnummer, um direkte Rückfragen und eine Verifzierung zu ermöglichen
  • Datum
  • Betreff inklusive Namensnennung des Bewerbers
  • Selbstvorstellung des Fürsprechers
  • Nennung des Zeitraums, in dem Referenzgeber und Bewerber zusammengearbeitet haben
  • Qualifikationen, Aufgaben, Fähigkeiten des Bewerbers, Erfolge des Bewerbers
  • Sozialverhalten, Persönlichkeit und Soft Skills des Bewerbers
  • Unterschrift

Referenzen Bewerbung: Wo angeben?

referenzen bewerbung angebenDas Referenzschreiben erwähnen Sie entweder im Anschreiben, im Anlageverzeichnis oder im Lebenslauf – in letzterem Fall bei der entsprechenden beruflichen Position.

Achtung: Die Telefonnummer des Fürsprechers nennen Sie nur im Referenzschreiben selbst – nirgendwo sonst. Das wäre zu aufdringlich.

Sie können auch eine Referenzliste auf einem Extra-Blatt erstellen. Nachteil: Sie bläht die Bewerbung unnötig auf.

Einfacher ist es, Sie schreiben in der im Anlageverzeichnis so etwas wie: Max Meier, Geschäftsführer der ABC GmbH, bestätigt Ihnen gerne meine Kompetenzen und Qualifikationen.

Referenzen in der Bewerbung: Für wen sie sinnvoll sind

Referenzen sind im Kommen – und ihre Bedeutung dürfte in Zukunft weiter wachsen. Der Anstieg prekärer Beschäftigungsverhältnisse führt auch dazu, dass viele Arbeitnehmer keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben.

Zum Beispiel Freiberufler, die projektbezogen arbeiten. Sie können Ihre Chancen auf zukünftige Aufträge durch zielgerichtete Referenzen deutlich verbessern.

Allerdings sind aktuell und im Rahmen einer Bewerbung andere Elemente wichtiger. Bewerbungsschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnisse (sofern vorhanden) haben einen höheren Stellenwert. Mit Referenzen kann man die eigenen Chancen aber – in vielen Fällen – entscheidend erhöhen, sich von anderen Bewerben absetzen.

Merke: Es gibt kaum etwas auf dieser Welt, dem Menschen mehr vertrauen als einer persönlichen Empfehlung.

Auch Berufseinsteiger können daher von Referenzschreiben oder einer sogenannten Referenzliste profitieren. Schließlich haben sie noch kein Arbeitsverhältnis nachzuweisen – und damit auch keine Zeugnisse und nur einen sehr kurzen tabellarischen Lebenslauf.

Wer außerdem um Referenzen bitten könnte (und sollte):

  • Azubis
  • Praktikanten
  • Trainees
  • Studenten (möglicher Referenzgeber: Professor oder Dozent)
  • Schüler (vom Lehrer)
  • Stipendiaten (vom Professor oder Förderer)
  • Ehrenamtler

Übrigens: Referenzen müssen natürlich nicht zwingend vom letzten Arbeitgeber stammen. Sie können auch Menschen, mit denen Sie vor langer Zeit (gut) zusammengearbeitet haben, nachträglich um ein Referenzschreiben bitten.

Und es muss auch nicht der Chef höchstpersönlich sein, der die Referenz erstellt. Im Prinzip kann jeder und jede, mit dem Sie schon gearbeitet haben, als Ihr Fürsprecher in Erscheinung treten.

Wahr ist aber auch: Je höher der Aussteller in der Hierarchie eines Unternehmens oder einer Organisation steht, desto gewichtiger werden die Referenzen. Am besten eignen sich Geschäftsführer, Personalchefs, Abteilungs- oder Teamleiter sowie Kunden und Auftraggeber als Referenzgeber. Weniger sinnvoll ist es, Freunde und Verwandte als Referenzgeber einzuspannen.

Und beachten Sie: Der Referenzgeber muss mit neugierigen Anrufern rechnen. Deshalb muss er sich auch damit einverstanden erklären, dass Personaler ihn kontaktieren, um die Echtheit des Referenzschreibens zu prüfen.

Generell sollten Sie Referenzen nur in geringen Dosierungen angeben. Wer es damit übertreibt, entwertet die Referenzen, macht sich unglaubwürdig. Mehr als zwei oder maximal drei Referenzen brauchen Bewerber nicht.

Referenzen Muster

Hier finden Sie zwei Referenzen als Vorlage. Sie können die Referenzschreiben auch als WORD- oder PDF-Dokument herunterladen und bearbeiten. Einfach unten auf die entsprechenden Links klicken.

Name des Referenzgebers

Anschrift

PLZ Wohnort

Telefonnummer

Datum

Referenzschreiben für XXX

Herr/Frau Mustermann hat sich nach langjähriger und erfolgreicher Tätigkeit in unserem Unternehmen dazu entschlossen, eine neue berufliche Herausforderung anzunehmen. Als sein/ihr Vorgesetzter bedauere ich diesen Entschluss, möchte Herrn/Frau Mustermann aber nichtsdestotrotz wärmstens weiterempfehlen.

In der Zeit von 01.01.2016 bis 29.02.2020 hat Herr/Frau Mustermann in der Position als Marketingleiter für unser Unternehmen gearbeitet und dabei alle Aufgaben stets zu meiner vollsten Zufriedenheit und mit großem Elan und viel Engagement bewältigt. Ich habe ihn/sie als selbstständig denkenden, verantwortungsvollen und immer zuverlässigen Kollegen kennen und schätzen gelernt.



Bis heute genießt Herr/Frau Mustermann einen ausgezeichneten Ruf bei Kollegen und Kunden. Neben der herausragenden Fachkenntnis zeichnet sich Herr/Frau Mustermann durch Kreativität, Flexibilität und hohe Teamfähigkeit aus. Ich halte ihn/sie für eine Position als ZZZ für bestens geeignet und empfehle ihn/sie jederzeit für eine Beschäftigung in diesem Bereich.



Falls Sie hierzu noch Fragen haben, stehe ich Ihnen gerne für telefonische Rückfragen zur Verfügung.



Mit freundlichen Grüßen


Unterschrift Referenzgeber

Name des Referenzgebers

Anschrift

PLZ Wohnort

Telefonnummer

Datum

Referenzschreiben für XXX

Herr Müllermann hat in unserem Unternehmen im Zeitraum vom 01.12.2019 bis 29.02.2020 ein Praktikum im Bereich Social Media absolviert. In dieser Zeit war ich sein Betreuer und Vorgesetzter.

Von Beginn an zeichnete sich Herr Müllermann durch sein außerordentliches Engagement, grenzenlose Kreativität und hohe Sorgfalt aus. Fachlich wie sozial brachte er sich sofort in das Team ein und legte ein sehr hohes Maß an Eigeninitiative und Hilfsbereitschaft an den Tag. Auch war er für Anregungen und Kritik offen und zu jeder Zeit lernwillig.

Herr Müllermann übernahm eine große Bandbreite an Aufgaben und erledigte sie allesamt mit Bravour. Besonders erwähnen möchte ich aber das Projekt „Twitter-Pyramide“, das er selbst initiierte und durchführte. Dabei hat er nicht nur in vorbildlicher Weise die Reputation unseres Unternehmens im sozialen Netz gesteigert, sondern auch viele neue Follower erreicht und damit einen Beitrag zum Erfolg der Firma in den sozialen Medien geleistet.

Ich halte Herrn Müllermann für eine hoch motivierte und zuverlässige Kraft, die sich in meinen Augen besonders für eine Position als Social Media Manager qualifiziert hat. Ich kann ihn uneingeschränkt für eine Beschäftigung in diesem Bereich empfehlen.

Falls Sie mich hierzu noch einmal telefonisch kontaktieren möchten, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.


Mit freundlichen Grüßen


Unterschrift Referenzgeber

Hier noch mal alle Referenzen zum Download:

  • Referenzschreiben Muster 1: WORD.
  • Referenzschreiben Muster 1: PDF.
  • Referenzschreiben Muster 2: WORD.
  • Referenzschreiben Muster 2: PDF.
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Referenzen: Wie Sie darum bitten

Referenzen fliegen einem nicht einfach so zu. Man muss sie sich erbitten. Das ist in manchen Fällen gar nicht so einfach – und manchmal ist es einem auch unangenehm. So kommen Sie an Ihre Referenzen – in unterschiedlichen Szenarien:

An der Universität

Es versteht sich von selbst, dass Sie nur einen Professor oder Dozenten um ein Referenz- oder Empfehlungsschreiben bitten, der Sie auch wirklich kennt und bei dem Sie eine Arbeit geschrieben haben – eine möglichst gute. Insbesondere Ihr Betreuer bei der Diplom-, Bachelor- oder Masterarbeit bietet sich an. Auch gut: Wenn Sie als studentische Hilfskraft gearbeitet haben. Grundsätzlich ist es für Universitätsprofessoren nichts Außergewöhnliches, um Referenzen gebeten zu werden. Also keine falsche Scheu!

So könnten Sie um Referenzen bitten:

  • Timing: Kommen sie nicht einfach mal schnell im Büro vorbei, sondern machen sie vorher einen Termin ab. Schreiben Sie eine Mail oder rufen Sie an.
  • Wunsch: Tragen Sie Ihr Anliegen vor. Und sagen Sie möglichst konkret, welchen Hintergrund Ihr Wunsch hat und was Ihnen wichtig ist. Geht es um Ihre fachlichen Qualifikationen oder Ihre persönliche Arbeitsweise? Referenzen für ein Stipendium sind etwas anderes als Referenzen für eine Arbeitsstelle.
  • Unterlagen: Bringen Sie am besten alle Unterlagen mit, die relevant sein könnten. Zeugnisse, Lebenslauf, Arbeitsproben usw., damit der Professor sofort im Bilde ist und nicht lange nach irgendetwas suchen muss.
  • Puffer: Einen zeitlichen Puffer sollten Sie vorab einplanen. Sie werden Ihre Referenz nicht schon nach zwei Stunden in Händen halten. Professoren haben erfahrungsgemäß eine lange To-do-Liste – und Referenzschreiben genießen ganz sicher nicht Priorität 1A. Fragen Sie also rechtzeitig an – schon einige Wochen vorher.
  • Dank: Ein herzliches Dankeschön – gerne auch noch mal per Mail – sorgt für Wertschätzung. Und falls Ihnen der Professor keine Referenzen geben will, verkneifen Sie sich bissige Kommentare oder andere rhetorische Ausfälle. Sie haben nun einmal kein Anrecht darauf.

Bitte um Referenz: Beispielformulierung 1

Sehr geehrter Professor Reuter,

bestimmt erinnern sie sich, dass ich meine Bachelorarbeit über das politische System Chiles bei Ihnen geschrieben habe. Ich möchte mich nun um einen Masterplatz für den Master Politikwissenschaften an der Humboldt-Universität Berlin bewerben und wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir ein Empfehlungsschreiben ausstellen könnten. Der Abgabetermin ist der TT.MM.JJJJ. Ich würde die Details auch gerne – sofern Sie Zeit haben – in einem persönlichen Gespräch besprechen.

Als Angestellter

Ein Referenzschreiben von Ihrem direkten Vorgesetzten – das ist prinzipiell eine gute Idee. Allerdings nicht, wenn Ihr jetziger Arbeitgeber nichts von Ihren Wechselplänen erfahren soll. In dem Fall würde er sofort hellhörig werden. Gehen Sie generell sehr vorsichtig vor, wenn Sie im aktuellen Unternehmen jemanden nach Referenzen fragen wollen – zum Beispiel auch einen ehemaligen Vorgesetzten aus einer anderen Abteilung. Ohne Vertrauensbasis bitte sein lassen! Ein richtig guter Zeitpunkt hingegen ist, wenn Ihr Vorgesetzter wechselt – in ein anderes Unternehmen oder eine andere Abteilung. Diese Gelegenheit sollten Sie sich nicht entgehen lassen. Sie ist optimal, um nach einer Referenz zu fragen. Für Sie wäre das gleichzeitig eine Absicherung, falls sie mit Ihrem neuen Chef nicht auf der gleichen Wellenlänge funken sollten.

So könnten Sie um Referenzen bitten:

  • Bitte: Am besten melden Sie sich telefonisch. Um einen persönlichen Termin zu bitten – das wäre zu dick aufgetragen. Er oder sie hat ja auch noch andere Aufgaben zu erledigen. Sie können auch mailen. Aber bedenken Sie: Eine E-Mail kann in die falschen Hände geraten.
  • Einschätzung: Um Ihrem Chef – aber vor allem Ihnen selbst – eine Blamage zu ersparen, denken sie bitte vorher ganz genau nach: Ist Ihr Vorgesetzter mit Ihnen und Ihren Leistungen vollauf zufrieden? Hat er Grund dazu? Schätzt er sie? Sind Sie ihm sympathisch? Wenn all das nicht zutrifft, dann sollten Sie Ihren Plan vielleicht noch mal überdenken.
  • Begründung: Das heißt nicht, dass Sie im Zweifel nicht auch dezent nachhelfen können. Legen Sie sich Argumente zurecht: Warum sind Sie für den Job qualifiziert? Warum passt die Stelle zu Ihnen und was haben Sie geleistet, um Ihre Eignung zu unterstreichen? Warum haben Sie eine Referenz verdient?

Bitte um Referenz: Beispielformulierung 2

Lieber Herr Weber,

ich bin seit nunmehr sieben Jahren für dieses Unternehmen im Controlling tätig. Nun würde ich mich gerne weiterentwickeln und mich für die intern ausgeschriebene Position als Leiter der Abteilung ABC bewerben. Ich möchte mich ausdrücklich bei Ihnen dafür bedanken, dass Sie mich in den vergangenen Jahren begleitet und gefördert haben. Sie kennen meine Fähigkeiten am besten. Daher würde ich mich freuen, wenn sie mir für meine Bewerbung ein Empfehlungsschreiben ausstellen.

Als Freiberufler

Für Freiberufler sind Referenzen nicht selten überlebenswichtig. Sie helfen Ihnen, ihre Reputation zu verbessern und an Folgeaufträge zu kommen. Ihre renommiertesten Kunden oder Auftraggeber sind zugleich diejenigen, die Sie um Referenzen bitten sollten. Die Wirkung ist dann naturgemäß am stärksten. Und fragen Sie jene Kunden, die mit Ihrer Leistung augenscheinlich zufrieden sind.

So könnten Sie um Referenzen bitten:

  • Ansprache: Nach einem abgeschlossenen Projekt erkundigen Sie sich bei Ihren Kunden, ob sie mit mit Ihrer Arbeit zufrieden waren. Das ist bei vielen der Fall, ohne dass man ein ausdrückliches Lob bekommt. Werden sie also selbst aktiv.
  • Konservierung: Schreibt Ihnen Ihr Kunde eine wohlwollende Mail, halten Sie diese unbedingt fest. Und fragen Sie ihn, ob Sie das Lob – in dieser oder abgewandelter Form – als Referenz verwenden dürfen. Wenn Sie das Statement auf Ihrer Webseite einbinden wollen, benötigen Sie ein schriftliches Einverständnis. Veröffentlichen Sie niemals eine Referenz ohne Einverständnis!
  • Glaubwürdigkeit: Tipp: Bitten Sie darum, die Referenz auf Firmenpapier ausstellen zulassen. Es wirkt authentischer und erhöht die Glaubwürdigkeit.

Bitte um Referenz: Beispielformulierung 3

Lieber Herr Schröder,

herzlichen Dank noch einmal für die tolle Zusammenarbeit in den letzten Jahren. Neulich sagten Sie mir in einem Gespräch etwas in dieser Art: „Die Betreuung war exzellent und wir würden uns jedes Mal wieder für Herrn XY entscheiden.“ Das hat mich sehr gefreut. Am liebsten würde ich Sie mit dieser Aussage auf meiner Webseite zitieren. Wären Sie damit einverstanden?

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[Bildnachweis: baranq by Shutterstock.com]

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