Verwaltungsfachangestellte übernehmen administrative Aufgaben in Städten, Gemeinden und Ämtern. Sie benötigen fundierte Kenntnisse im Verwaltungsbereich, gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten. Ein Realschulabschluss ist de facto Pflicht, um einen der begehrten Ausbildungsplätze zu ergattern. Immerhin bietet der Beruf viele Vorteile. Beliebt ist er insbesondere bei Frauen.
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Beraten. Organisieren. Urkunden und Bescheinigungen ausstellen. Vorgänge bearbeiten. Daten erheben und auswerten. Das sind Aufgaben, die Verwaltungsfachangestellte in den verschiedensten Bereichen der Verwaltung erledigen.
Berufsprofil:
Sie erarbeiten Verwaltungsentscheidungen auf der Grundlage von Bundes-, Landes- und kommunalem Ortsrecht und unterrichten alle Beteiligten. Ebenso stehen Verwaltungsfachangestellte Bürgern und Organisationen für Auskünfte und Beratungsleistungen zur Verfügung. Doch die Aufgabenbandbreite ist noch weitaus vielfältiger. Unter Dienstleistungen für Bürger fallen auch die Gewährung von Sozialhilfe, das Einwohnermeldewesen, Gewerbeanmeldungen und die Bearbeitung von Bauanträgen.
Aufgaben:
Im internen Bereich bereiten Verwaltungsfachangestellte Sitzungen vor und wirken an der Umsetzung der Beschlüsse mit. Sie übernehmen kaufmännische Aufgaben, Materialbeschaffung und Materialverwaltung und erstellen Haushalts- und Wirtschaftspläne. Verwaltungsfachangestellte können auch Aufgaben in der Personalverwaltung übernehmen. Dort führen sie Personalakten, berechnen Gehälter, bearbeiten Vorgänge zur Personalgewinnung, zur Personaleinsatzplanung und zur Personalentwicklung.
Vorteile:
Das Berufsbild des Verwaltungsfachangestellten ist abwechslungsreicher und weitaus weniger verstaubt als der Ruf, der ihm vorauseilt. Garniert wird die Ausbildung durch ein vergleichsweise hohes Einkommen und gute Möglichkeiten, Freizeit und Beruf unter einen Hut zu bringen. Denn der öffentliche Dienst lockt mit verschiedenen Teilzeitvarianten und definierten Arbeitszeiten.
Frauenquote:
Das macht den Job insbesondere für Frauen attraktiv: Er ist sehr familienfreundlich. Und tatsächlich sind nach Berechnungen Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Instituts (WSI) etwa 70 Prozent der Verwaltungsfachangestellten Frauen.
Diese Fähigkeiten und Kompetenzen sind für eine Karriere als Verwaltungsfachangestellter oder Verwaltungsfachangestellte hilfreich bis unerlässlich:
Das Gehalt von Verwaltungsfachangestellten ist durch den Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst (TvÖD) geregelt. Es gibt demzufolge zwar von Bundesland zu Bundesland leichte Einkommensunterschiede, doch liegen die Werte recht eng beieinander.
Ausbildungsgehalt:
Das verdienen Verwaltungsfachangestellte in der Ausbildung:
Tarifvertrag:
Nach der Ausbildung hängt die Höhe des Gehalts von der Eingruppierung in die Entgeltgruppe ab. In der Regel fangen Verwaltungsfachangestellte in Entgeltgruppe E5 in Stufe 1 an. Dort beträgt das Gehalt rund 2.580 Euro brutto monatlich. Bis Stufe 6 steigt das Einkommen auf zirka 3.180 Euro. Mit zunehmender Berufserfahrung steigen Verwaltungsangestellte in die nächsthöheren Entgeltgruppen auf — bis hin in die Entgeltgruppe 9. Dort verdienen sie in Stufe 6 knapp 4.300 Euro brutto monatlich.
Die Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten dauert drei Jahre. Sie ist dual organisiert und findet parallel in Berufsschule und in der Ausbildungsstätte statt. Bei guten bis sehr guten Leistungen ist eine Verkürzung auf zwei oder zweieinhalb Jahre möglich. Danach bestehen meist gute Übernahmechancen.
Voraussetzungen:
Formal gibt es keine schulischen Voraussetzungen für den Beruf des Verwaltungsfachangestellten. In der Regel verfügen Auszubildende aber über einen Realschulabschluss, das Fachabitur oder die Allgemeine Hochschulreife. Bewerber mit einem Hauptschulabschluss sind im Bewerbungsprozess in den meisten Fällen nahezu chancenlos. Aufwerten können sie ihre Bewerbungsunterlagen durch gute Schulnoten in Wirtschaft, Recht, Deutsch, Mathematik, Politik oder Sozialkunde.
Fachrichtungen:
Die Ausbildung zu Verwaltungsfachangestellten wird je nach Arbeitgeber in einer von fünf Fachrichtungen absolviert:
Abschlussprüfung:
In der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres absolvieren die Azubis eine Zwischenprüfung. Die Ausbildung endet mit einer Abschlussprüfung, die sich aus einem schriftlichen und praktischen Teil zusammensetzt. Abgefragt werden die Themen Verwaltungsbetriebswirtschaft, Personalwesen, Verwaltungsrecht und Verwaltungsverfahren, Wirtschafts- und Sozialkunde. Im Freistaat Sachsen etwa haben laut offizieller Statistik im Sommer 2023 von allen Prüflingen über 95 Prozent die Abschlussprüfung zu Verwaltungsfachangestellten bestanden, die meisten mit der Note „befriedigend“.
Verbeamtung:
Verwaltungsfachangestellte können in Deutschland in der Regel verbeamtet werden. Die Verbeamtung ist jedoch nicht automatisch und hängt von verschiedenen Faktoren ab, zum Beispiel von der Art der Anstellung, der Dienstzeit, der individuellen Leistung und den Vorgaben der jeweiligen Bundesländer oder Kommunen.
Alternativen:
Weitere interessante Berufsbilder sind Sozialversicherungsfachangestellte, Steuerfachangestellte, Notarfachangestellte, Medizinische Fachangestellte, Justizfachangestellte, Fachangestellte für Arbeitsmarktdienstleistungen, Zahnmedizinische Fachangestellte, Einzelhandelskauffrau, Buchhalter, HR Manager, Arbeitsvermittler oder auch Rechtspfleger.
In ihrer Ausbildung lernen angehende Verwaltungsfachangestellte von der Pike auf, wie eine Kommunal-, Landes-, Bundes- oder Kirchenverwaltung aufgebaut ist und funktioniert. Der Lehrplan sieht unter anderem folgende Inhalte vor:
Diese monatlichen Bruttobeträge landen – je nach Arbeitgeber, Tarifvertrag und Fachrichtung – auf dem Konto der Auszubildenden:
Offene Stellen und Ausbildungsplätze für Verwaltungsfachangestellte gibt es in Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen, Industrie- und Handelskammern, Handelsorganisationen, Kirchenverwaltungen und Universitäten.
Mögliche Arbeitgeber sind Städte und Gemeinden, Jugendämter, Polizei, Zoll, Bundeswehr, Kassenärztliche Vereinigungen oder Bundesbehörden wie etwa das Bundeskartellamt oder das Eisenbahn-Bundesamt mit Jobs in Bonn, das Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie mit Jobs in Hamburg und Jobs in Rostock oder das Kraftfahrt-Bundesamt mit Jobs in Flensburg.
Der Beruf des Verwaltungsfachangestellten gilt als krisensicher und gut bezahlt. Verwaltungen wird es noch lange geben und so ist der Job nicht von wirtschaftlichen Auf- und Abschwüngen betroffen. Hinzu kommt, dass man nach einer gewissen Zeit im Öffentlichen Dienst praktisch unkündbar ist.
Beste Aussichten also für Verwaltungsangestellte, die mit ihren Skills aber durchaus auch Perspektiven als Quereinsteiger in der Wirtschaft haben, zum Beispiel in der Buchhaltung oder der Personalabteilung.
Die Entwicklungsmöglichkeiten für Verwaltungsangestellte sind extrem breit gefächert. Beispielsweise kommt der Aufstiegslehrgang zum Verwaltungsfachwirt in Betracht. Nach drei Jahren Berufstätigkeit können sich Anwärter dazu anmelden. Nach dem erfolgreichen Bestehen haben sie die Chance auf gehobene Stellen im Öffentlichen Dienst, was auch mit einem höheren Einkommen einhergeht. Verwaltungsfachwirte nehmen nehmen oft Führungsrollen wie die Sachgebiets- oder Abteilungsleitung innerhalb der Verwaltung wahr.
Studium:
Wer die (Fach)-Hochschulreife in der Tasche hat oder ausreichend Berufserfahrung aufweist, kann an einer Fachhochschule für öffentliche Verwaltung den Bachelor of Arts in Public Management machen. Nach dem Studium steht es Absolventen offen, in nahezu allen Fachbereichen der Stadtverwaltung eingesetzt zu werden. Auch Führungspositionen sind mit der entsprechenden Berufserfahrung nicht ausgeschlossen. Mit dem Studienabschluss besteht auch die Chance auf eine Verbeamtung. Diese ist mit den Vorteilen eines höheren Einkommens, einer besseren Altersvorsorge und der Unkündbarkeit verbunden.