Kündigungsschreiben: Das alles gehört hinein

Das Kündigungsschreiben besiegelt Ihren Ausstieg aus der Firma. Es muss aber formell korrekt sein, damit es auch wirksam ist. Dabei kann durchaus der eine oder andere Fehler unterlaufen. Der Zeitpunkt und Ihre Unterschrift sind wichtig und dass Sie das Kündigungsschreiben in Papierform abliefern. Was noch wichtig ist…

Kündigungsschreiben: Darauf kommt es an

Die gute Nachricht zuerst: Ein Kündigungsschreiben ist kein Hexenwerk. Sie benötigen im Grunde kaum Text, um ein formell korrektes Kündigungsschreiben aufzusetzen.

Und das sollten Sie auch beherzigen. Keine ausgefeilten Formulierungen, keine verschachtelten Sätze: Je kürzer und präziser das Kündigungsschreiben, desto besser.

Die wichtigsten Regeln für das Kündigungsschreiben lauten:

  • Schriftform

    Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen. (BGB § 623)

    Sie müssen Ihre Kündigung also auf Papier einreichen. Per E-Mail, Anruf oder Fax ist sie rechtlich nicht bindend. Achtung: Verwechseln Sie das nicht mit Handy- und anderen Verbraucherverträgen. Diese können Sie seit einiger Zeit sehr wohl per E-Mail kündigen.

  • Klarheit

    Die Kündigung muss eindeutig sein.

    Verzichten Sie auf den Konjunktiv oder längere Ausführungen. So nicht: „Ich würde ganz gerne meinen Arbeitsvertrag kündigen.“ Auch nicht so: „Ich habe die Arbeit in Ihrem Unternehmen zwar sehr genossen, bin aber zu dem Schluss gekommen, dass es für mich vielleicht doch besser wäre, zum nächsten Januar zu gehen.“ Für den Arbeitgeber muss klar sein, dass Sie kündigen – ohne Wenn und Aber. So wie hier: „Hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag zum nächstmöglichen Zeitpunkt.“

Bedenken Sie: Ihr Kündigungsschreiben muss rechtlich wasserdicht sein. Kommen Zweifel an seiner Rechtswirksamkeit auf, kann das im schlimmsten Fall dazu führen, dass der Arbeitgeber die Kündigung nicht akzeptiert und Sie vor das Arbeitsgericht ziehen müssen.




Kündigungsschreiben: Diese Elemente gehören hinein

  • Briefkopf

    Hier muss Ihr vollständiger Name sowie Ihre Adresse stehen, darunter der Name und die Adresse Ihres Arbeitgebers – so wie man es von Geschäftsbriefen gewohnt ist. Lesen Sie am Ende unbedingt noch mal Korrektur, damit sich keine Tippfehler oder Buchstabendreher einschleichen.

  • Datum

    Bei einer Kündigung ist das Datum relevant. Zunächst müssen Sie Ihr Kündigungsschreiben datieren – oben rechts. Im Text selbst nennen sie zudem das Datum, an dem Arbeitsverhältnis endet – also den letzten offiziellen Arbeitstag. „Ich kündige zum TT.MM.JJJJ“.

  • Betreff

    Schreiben Sie einfach nur „Kündigung“ in die Betreffzeile. Oder alternativ: „Kündigung meines Arbeitsvertrags“. Oder noch genauer: „Kündigung meines Arbeitsvertrags vom TT.MM.JJJJ zum TT.MM.JJJJ.“ Sie können an dieser Stelle zudem Ihre Personalnummer aufnehmen, damit erst gar keine Unklarheiten über Ihre Identität aufkommen. Denn: Einen Michael Müller könnte es in einem größeren Betrieb ja durchaus zweimal geben.

  • Empfänger

    Richten Sie die Kündigung an die zuständige Person – also nach Möglichkeit nicht an „Sehr geehrte Damen und Herren“. Dabei handelt es sich in der Regel um Ihren Vorgesetzten oder die Personalabteilung. Wenn Sie die zuständige Person nicht kennen, bringen Sie sie vorher in Erfahrung. Immerhin muss diese Ihre Kündigung ja dann auch erhalten.

  • Unterschrift

    Ganz zum Schluss setzen Sie Ihre handschriftliche Unterschrift unter das Kündigungsschreiben. Dabei darf es sich nicht um den getippten Namen oder ein eingefügtes Bild der Unterschrift handeln. Bitte per Hand unterschreiben! Wenn Ihre Kündigung ohne Originalunterschrift eingeht, ist sie womöglich unwirksam.

Und achten Sie bitte noch darauf: Eine Kündigung ist endgültig.

Sobald Sie formell korrekt und schriftlich gekündigt haben, können Sie Ihre Kündigung nicht mehr zurücknehmen – auch nicht mit dem Verweis auf ein „Versehen“. Bei einer mündlichen Kündigung geht das hingegen schon. Wenn sie also Ihrem Chef im Eifer des Gefechts ein „Ich kündige“ um die Ohren gehauen haben, können sie das hinterher revidieren.

Arbeitnehmer lassen sich den Empfang der Kündigung am besten bestätigen – zum Beispiel vom Sekretariat oder der Personalabteilung. Wer auf Nummer sicher gehen will, überreicht die Kündigung unter Zeugen (Betriebsrat) oder versendet es als Einschreiben mit Rückschein.

Kündigungsschreiben: Das ist wichtig

Kündigungsschreiben: Das ist wichtig

  • Absender und Adressat: Damit klar wird, wer wem kündigt.
  • Datum: Zeigt, dass Sie fristgerecht kündigen.
  • Betreff: Unbedingt das Wort „Kündigung“ aufnehmen.
  • Danksagung: Ist kein Muss, zeigt aber Größe.
  • Arbeitszeugnis: Fordern Sie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis an, es steht Ihnen rechtlich zu.
  • Grüße: Höflichkeitsfloskel am Ende.
  • Unterschrift: Macht das Kündigungsschreiben erst wirksam.

Kündigungsschreiben: Fristlose Kündigung durch den Arbeitnehmer

Im Normalfall sprechen wir von einer ordentlichen Kündigung. Der Arbeitnehmer kündigt unter Einhaltung der Kündigungsfrist.

Daneben gibt es aber noch die Möglichkeit einer fristlosen Kündigung. Meist sind es Arbeitgeber, die einem Arbeitnehmer wegen einer schweren Verfehlung fristlos vor die Tür setzen. Aber: Auch Arbeitnehmer können fristlos kündigen.

Eine fristlose Kündigung ist möglich, wenn es dem Arbeitnehmer aus einem „wichtigen Grund“ nicht zumutbar ist, weiterhin in dem Unternehmen zu arbeiten. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer…

  • nicht oder regelmäßig zu spät entlohnt wird.
  • durch den Arbeitgeber bedroht, beleidigt oder sogar körperlich angegriffen wird.
  • von seinem Arbeitgeber nachweislich zu kriminellen Handlungen angestiftet wird oder dieser selbst Straftaten begeht.

Jeder dieser Sachverhalte stellt einen Grund für eine fristlose Kündigung durch den Arbeitnehmer dar. Allerdings müssen Sie trotzdem Fristen beachten.

So ist der Kündigende nach § 626 Absatz 2 BGB dazu verpflichtet, innerhalb von zwei Wochen zu reagieren: Die Frist beginnt mit dem Zeitpunkt, in dem der Kündigungsberechtigte von den für die Kündigung maßgebenden Tatsachen Kenntnis erlangt. Der Kündigende muss dem anderen Teil auf Verlangen den Kündigungsgrund unverzüglich schriftlich mitteilen. Erst dann ist die außerordentliche Kündigung wirksam.

Kündigungsschreiben bei befristetem Vertrag: Ist es notwendig?

Ein befristeter Vertrag ist – wie der Name schon sagt – auf einen vorher festgelegten Zeitraum beschränkt. Daher sieht er normalerweise auch keine spezielle Kündigung oder Kündigungsfrist vor. Der Vertrag endet automatisch mit Beendigung der Vertragslaufzeit – ganz einfach.

Nur wenn im Arbeitsvertrag eine entsprechende Kündigungsklausel festgelegt wurde, ist eine vorzeitige Kündigung für den Arbeitnehmer möglich. Dazu steht im § 15 Absatz 3 und 4 Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG):

  • (1) Ein kalendermäßig befristeter Arbeitsvertrag endet mit Ablauf der vereinbarten Zeit.
  • (3) Ein befristetes Arbeitsverhältnis unterliegt nur dann der ordentlichen Kündigung, wenn dies einzelvertraglich oder im anwendbaren Tarifvertrag vereinbart ist.
  • (4) Ist das Arbeitsverhältnis für die Lebenszeit einer Person oder für längere Zeit als fünf Jahre eingegangen, so kann es von dem Arbeitnehmer nach Ablauf von fünf Jahren gekündigt werden. Die Kündigungsfrist beträgt sechs Monate.

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Die wichtigsten Fragen und Antworten zum Kündigungsschreiben

Einige Fragen zum Kündigungsschreiben tauchen immer wieder auf. Hier sind die Antworten:

  • Wird das Arbeitslosengeld gesperrt?

    Unter normalen Umständen: Ja. Arbeitnehmer, die von sich aus kündigen, sperrt das Arbeitsamt üblicherweise für drei Monate. Es kann Ausnahmen geben, wenn jemand etwa massiv gemobbt wurde oder am Arbeitsplatz gesundheitlichen Risiken ausgesetzt war. Diese müssen Sie dann allerdings gemäß Arbeitsrecht ärztlich nachweisen. Auch wenn Sie aus privaten Gründen in eine andere Stadt ziehen, kann das Arbeitsamt von einer Sperre absehen. Zum Beispiel dann, wenn Ihr Partner dort eine neue Stelle angetreten hat oder Sie Angehörige pflegen.

  • Kann man mit einem Kündigungsschreiben auch eine Stelle kündigen, die man noch gar nicht angetreten hat?

    Ein Szenario, das gar nicht so unwahrscheinlich ist: Sie haben im Laufe Ihrer Jobsuche einen Arbeitsvertrag unterschrieben, bekommen aber nun ein noch besseres Angebot von einem anderen Unternehmen, das Sie gerne annehmen würden. Was tun? Ob eine sogenannte Kündigung vor Arbeitsantritt rechtlich möglich ist, hängt vor allem von Klauseln im Arbeitsvertrag ab. Wird eine Kündigung vor Arbeitsantritt ausdrücklich ausgeschlossen, müssen Sie sich an die gesetzlichen Kündigungsfristen halten. Ansonsten wäre eine gütliche Einigung mit dem Arbeitgeber eine sinnvolle Maßnahme. Aber bedenken Sie: Mit so einem Vorgehen verscherzen Sie es sich mit dem Unternehmen – und bauen sich keine gute Reputation auf.

  • Was passiert nach Einreichung des Kündigungsschreibens mit meinem Resturlaub?

    Der Urlaubsanspruch eines Arbeitnehmers bleibt auch nach einer Kündigung bestehen. Der volle gesetzliche Urlaubsanspruch steht Ihnen zu, wenn die Kündigung frühestens am 1. Juli wirksam wird. Dafür muss das Arbeitsverhältnis jedoch mindestens sechs Monate bestanden haben. Bei einem kürzeren Arbeitsverhältnis muss der Arbeitgeber den Urlaub nur anteilig gewähren. Das ist auch dann der Fall, wenn der Kündigungstermin in der ersten Jahreshälfte liegt.

  • Muss ich im Kündigungsschreiben einen Grund nennen?

    Nein. Einen Grund müssen Sie im Kündigungsschreiben nicht nennen. Und das sollten Sie auch nicht, denn Sie zerschlagen nur Porzellan, wenn Sie schreiben, wie leid Sie Ihren Job, die Kollegen, Vorgesetzten oder die schlechte Bezahlung sind. Gehen Sie mit Stil – ohne Wutausbrüche.

  • Wie kündigt man zeitlich richtig?

    Die Kündigung wird üblicherweise zum Monatsende ausgesprochen. Sie kündigen also zum Beispiel zum 30.09.2018. Oder zum 31.12.2019. Eine Formulierung könnte lauten: Hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht. Das Arbeitsverhältnis endet mit Ablauf des 30.09.2018.

  • Kann ich ein Kündigungsschreiben vorzeitig einreichen und mich auf einen späteren Austrittstermin beziehen?

    Ja, das ist ohne Weiteres möglich. Beispiel: Sie wollen zum 1. Januar 2019 eine neue Stelle antreten und wissen dies schon vier Monate vorher. Ihre Kündigungsfrist beträgt vier Wochen. Müssen sie noch monatelang warten, bis Sie Ihre Kündigung auf den Weg bringen? Nein. Die Frist ist nicht mehr als eine Mindestangabe. Sie müssen in Ihrem Kündigungsschreiben nur deutlich machen, zu welchem Zeitpunkt die Kündigung wirksam sein soll – dann können Sie sie auch früher einreichen. Ob das aber immer strategisch clever ist, steht auf einem ganz anderen Blatt.

  • Kann ich im Kündigungsschreiben duzen, wenn die Du-Form im Unternehmen üblich ist?

    Rein theoretisch ist das sicher möglich. Empfehlenswert ist es aber nicht. Ein Kündigungsschreiben soll vor allem formell korrekt sein – Danksagung und höfliche Grüße schließt das nicht aus. Dennoch: Formulieren Sie es am besten in der Sie-Form. Damit machen Sie nichts falsch – auch dann nicht, wenn in der Firma jeder jeden duzt.

  • Ist es besser, das Kündigungsschreiben persönlich zu überreichen oder per Post zu schicken?

    Eindeutig Ersteres. Zum Einen beweisen Sie Größe, wenn Sie die Kündigung persönlich vorbeibringen. Und Sie erlauben Ihrem Arbeitgeber Rückfragen und können ihn über Ihre Motive aufklären. Die Kündigung per Post hat dagegen etwas Distanziertes, Anonymes. Sie wirkt weniger souverän, mehr wie eine Abrechnung. Aber: Wenn Sie mit Ihrem Vorgesetzten auf Kriegsfuß stehen, dann verschicken Sie das Kündigungsschreiben eben per Post.

  • Kann ich im Falle einer (zu) langen Kündigungsfrist einen Rauswurf provozieren?

    Angenommen, Ihre Kündigungsfrist beträgt fünf Monate, Sie wollen aber so schnell wie möglich weg. Dann kann es durchaus verlockend sein, zu spät zu kommen und die Arbeit zu verweigern, um eine fristlose Kündigung zu provozieren. Problem gelöst! Doch Halt: Lassen Sie es lieber sein. Denn Ihr Verhalten wird sich auch äußerst negativ im Arbeitszeugnis niederschlagen, Ihre Reputation wird leiden. Im schlimmsten Fall verbauen sie sich alle Zukunftsperspektiven. Setzen Sie daher lieber auf eine gütliche Einigung mit Ihrem Arbeitgeber – vielleicht per Aufhebungsvertrag.

  • Was Sie vor dem Kündigungsschreiben erledigen sollten

    Das Kündigungsschreiben ist nicht kompliziert. Fehler können trotzdem passieren. Darum sollten Sie wie folgt vorgehen:

    1. Fristen

      Machen Sie sich schlau, welche Kündigungsfristen für Sie gelten. Die finden Sie in Ihrem Arbeits- oder Tarifvertrag. So verpassen sie nicht den richtigen Zeitpunkt für Ihren Absprung.

    2. Chef

      Terminieren Sie ein Gespräch mit Ihrem Chef. Wenn Sie ein vertrauensvolles Verhältnis haben, dann teilen Sie ihm Ihre Entscheidung vorab in einem vertraulichen Vier-Augen-Gespräch mit. Möglicherweise wird er noch versuchen, Sie umzustimmen. Und wenn Sie kein so gutes Verhältnis haben: Bleiben Sie sachlich und brechen Sie keinen Streit vom Zaun. Das lohnt sich nicht!

    3. Alternativen

      Ganz wichtig: Kündigen Sie erst, wenn Sie einen neuen Job in der Tasche haben. Dazu müssen sie schon vorher aktiv Ausschau halten und Ihre Bewerbungsunterlagen auf den neuesten Stand bringen. Andernfalls stehen sie ohne Stelle – und sogar ohne Arbeitslosengeld – da. Denn wer selbst kündigt, dem brummt das Arbeitsamt eine Sperre auf.

    4. Familie

      Ohne familiären Rückhalt könnten viele Menschen im Job nicht erfolgreich sein. Bevor Sie kündigen: Besprechen Sie den Schritt vorab innerhalb der Familie. Tun Sie das nicht, riskieren Sie neben einer beruflichen gleich noch eine private Krise.

    5. Dokumentation

      Man kann ja nie wissen! Gehen Sie auf Nummer sicher und sammeln Sie alle Unterlagen, die für Ihre Kündigung relevant sind. Kündigungsschreiben, E-Mails, aber auch mögliche Drohungen Ihres Vorgesetzten. So sind auf den Fall der Fälle – einen Rechtsstreit – gut vorbereitet. Die Dokumente aber bitte zuhause verstauen und nicht im Büro.

Kündigungsschreiben: Ja oder nein?

Sollten Sie überhaupt kündigen? Ist das wirklich die richtige Entscheidung? Bevor Sie das Kündigungsschreiben auf den Weg bringen, sollten Sie sich über Ihre Motive klar werden. Sonst begehen sie vielleicht einen Fehler, den sie später bereuen.

Das sind gute Gründe für eine Kündigung:

  1. Gesundheit

    Der Job macht Sie krank? Er sorgt für Herzleiden, löst Allergien aus oder macht Sie schlaflos. Dann suchen Sie sich etwas Neues. Ihr Körper kann auch durch zu viele Überstunden oder Nachtschichten zu Schaden kommen.

  2. Stagnation

    Die gläserne Decke ist für Sie erreicht? Besser wird’s nicht. Es gibt keine Entwicklungsmöglichkeiten, keine Herausforderungen, keine Perspektiven. In einem anderen Unternehmen finden Sie die vielleicht.

  3. Chance

    Sie haben ein tolles Angebot auf dem Tisch oder wollen einen ganz neuen Weg gehen? Zum Beispiel ein eigenes Startup oder Café gründen oder fortan als Freelancer arbeiten oder… Dann machen Sie einen sauberen Cut und versuchen Ihr Glück – aber nur, wenn Sie es wirklich wollen und Ihre Erfolgsaussichten realistisch sind.

Das sind schlechte Gründe für eine Kündigung:

  • Frust

    Einen Beruf ohne Frustmomente gibt es nicht. Und den werden Sie auch nirgendwo finden. Entscheidend ist, wie Sie mit Frust umgehen, ob Sie ihn in Energie umwandeln können. Frust alleine – kein guter Grund für eine Kündigung.

  • Kritik

    Auch mit Kritik müssen wir alle leben – und umgehen können. Andererseits wäre etwas Lob auch ganz angenehm. Wenn sich beides nicht annähernd die Waage hält, die Kritik irgendwann völlig übertrieben ist und in Maßlosigkeit abdriftet, sollten Sie über einen Jobwechsel nachdenken. Vorher nicht.

  • Chef

    Mitarbeiter kommen wegen des Jobs und gehen wegen des Chefs, lautet ein weiser Satz. Da ist etwas dran. Aber bedenken sie bitte auch: Niemand ist perfekt. Gestehen Sie auch Ihrem Chef die eine oder andere Macke und Schwäche zu. Er ist zwar Ihr Chef, aber kein Superman. Er ist ein Mensch wie Sie und ich – nicht mehr und nicht weniger.

[Bildnachweis: PORTRAIT IMAGES ASIA BY NONWARIT by Shutterstock.com]

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