Tätigkeitsbeschreibung: Definition, Muster, Beispiele

Eine Tätigkeitsbeschreibung taucht im Arbeitsvertrag eines Arbeitnehmers auf. Sie kann aber auch ein Instrument für Bewerber sein. So bietet sich eine Tätigkeitsbeschreibung an, wenn Sie sich verdeckt bewerben und den Namen Ihres aktuellen Arbeitgebers nicht nennen wollen. In dem Fall haben Sie vermutlich noch kein Arbeitszeugnis vorliegen und können Ihrer Bewerbung stattdessen eine Tätigkeitsbeschreibung beilegen. Darin listen Sie die Aufgaben, Projekte und Tätigkeiten auf, die Sie für Ihr aktuelles Unternehmen ausüben. Diese Strategie hat einige Vorteile…

Taetigkeitsbeschreibung Bewerbung Tipps

Tätigkeitsbeschreibung Definition

Tätigkeitsbeschreibungen kennen Bewerber von der Jobsuche. Aus den Stellenanzeigen, in denen genau aufgeführt ist, welche Aufgaben und Tätigkeiten der künftige Mitarbeiter im Betrieb übernehmen soll.

Davor hat das Unternehmen in der Regel eine Stellenbeschreibung vorgenommen. Die Tätigkeitsbeschreibung ist ein wesentlicher Bestandteil der Stellenbeschreibung (oder Arbeitsplatzbeschreibung). In einer Stellenbeschreibung definiert das Unternehmen – neben den Tätigkeiten – noch andere Aspekte einer Stelle. Zum Beispiel die Position des neuen Mitarbeiters im Organigramm, seine Vorgesetzten und Stellvertreter, seine Qualifikationen, Verantwortung und Befugnisse.

Eine Tätigkeitsbeschreibung findet sich – nach erfolgter Einstellung – auch im Arbeitsvertrag wieder. Das Unternehmen legt damit fest, welche Leistung es von Ihnen erwartet. Als Arbeitnehmer sind Sie verpflichtet, die Tätigkeiten, die im Arbeitsvertrag fixiert wurden, zu erfüllen. Die Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitsvertrag ist also rechtlich bindend, das macht sie so wichtig.

Manchmal ist die Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitsvertrag mit einem sogenannten Versetzungsvorbehalt verbunden, damit der Arbeitgeber Ihnen auch andere Aufgaben zuweisen kann. Faustregel: Ist die Tätigkeitsbeschreibung allgemeiner gehalten, verfügt der Arbeitgeber über mehr Spielraum.

In rechtlichen Streitfällen kann die Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitsvertrag äußerst relevant werden (siehe auch Kasten ganz unten). Etwa bei der Frage, ob der Arbeitnehmer seine arbeitsvertraglichen Leistungen auch wirklich erbracht hat. Mitunter ist die Tätigkeitsbeschreibung sogar bei der Frage von entscheidender Bedeutung, ob eine private Berufsunfähigkeitsversicherung für einen Arbeitnehmer einspringt.

Auch im Zwischenzeugnis und Arbeitszeugnis eines Beschäftigten findet sich eine Beschreibung seiner Tätigkeiten wieder.

Kurzum: Tätigkeitsbeschreibungen tauchen im Arbeitsalltag immer wieder auf. Sie bieten Orientierung, praktisch wie rechtlich. Darüber hinaus können Sie eine Tätigkeitsbeschreibung auch selbst verfassen und für die (geheime) Jobsuche nutzen. Karrieresprung zeigt Ihnen, was Sie dabei beachten sollten…

Tätigkeitsbeschreibung statt Arbeitszeugnis für die Bewerbung

Eine Tätigkeitsbeschreibung kann ein nützliches Hilfsmittel für Ihre Bewerbung sein. Sie können sie selbst formulieren und dann statt eines Arbeitszeugnisses Ihren Bewerbungsunterlagen beilegen. Sie bleibt aber stets nur eine Notlösung – selbst dann, wenn sie wunderbar formuliert ist.

Mit einem Zwischenzeugnis oder Arbeitszeugnis kann sie es nicht aufnehmen. Schließlich werden die Zeugnisse vom Arbeitgeber ausgestellt – einer Quelle, die eine höhere Glaubwürdigkeit innehat. Die Tätigkeitsbeschreibung, die Sie Ihrer Bewerbung beilegen, formulieren Sie dagegen selbst – das schmälert zweifellos ihren Wert. Kleine Nebenbemerkung: In der Realität schreiben viele Arbeitnehmer auch ihre Praktikums- oder Arbeitszeugnisse selbst. Nur weiß das ein späterer Arbeitgeber im Einzelfall nicht.

Außerdem geht aus einem Zwischen- oder Arbeitszeugnis der Arbeitgeber konkret hervor. Dies ist selbstredend nicht ganz unwichtig. Ein Anruf bei ihm genügt und man kann prüfen, ob die Angaben im Zeugnis stimmen.

Nun können Bewerber ihr aktuelles Unternehmen auch mit vollem Namen nennen, wenn sie eine Tätigkeitsbeschreibung verfassen. Aber das macht keinen Sinn. Die selbst verfasste Tätigkeitsbeschreibung kommt zum Einsatz, wenn man verdeckt nach einem Job sucht. Und in diesem Fall verzichtet man besser darauf. Ein Anruf beim jetzigen Chef könnte höchst unangenehm ausfallen…

Welchen Wert hat die Tätigkeitsbeschreibung dann überhaupt? Völlig unbrauchbar ist sie keineswegs. Sie hilft, ihr Bewerberprofil zu komplettieren, verleiht Ihrer Bewerbung den Feinschliff.

Einem erfahrenen Personalmanager dient sie zugleich als Wink mit dem Zaunpfahl. „Hallo, ich bewerbe mich diskret. Das berücksichtigen Sie hoffentlich!“ Sie bewerben sich demnach aus einer ungekündigten Stelle heraus. Das ist ein klarer Vorteil für Sie. Es steigert Ihren Marktwert und stärkt Ihre Verhandlungsposition.

Tätigkeitsbeschreibung Inhalt

Mit einer Tätigkeitsbeschreibung können Sie eine Wartezeit überbrücken. Es soll ja Arbeitgeber geben, die sich viel Zeit damit lassen, ein Zwischen- oder Arbeitszeugnis auszustellen.

Wenn Sie nicht länger warten können, behelfen Sie sich mit einer Tätigkeitsbeschreibung. Die legen Sie als Ersatz für ein Zeugnis Ihrer Bewerbung bei. Diese Vorgehensweise bietet sich zum Beispiel an, wenn Sie eine sehr attraktive Stelle ausgemacht haben, für die die Bewerbungsfrist in Kürze abläuft.

Sie können in Ihrer Bewerbung auch darauf hinweisen, dass Sie noch auf Ihr Arbeitszeugnis warten und es bei Gelegenheit gerne nachreichen.

Eine gute Tätigkeitsbeschreibung beinhaltet diese Informationen:

  • Derzeitiger Arbeitsplatz mit Stellenbeschreibung
  • Offizieller Jobtitel
  • Ihre Aufgaben im Arbeitsalltag
  • Ihre Leistungen und Erfolge
  • Bewertung Ihrer bisherigen Tätigkeit anhand von Mitarbeitergesprächen oder Einstufungen
  • Inhalte des Arbeitsvertrages und mögliche Zusatzregelungen

Dies sind im Grunde sämtliche Informationen, die für den künftigen Arbeitgeber wichtig sind. In Verbindung mit einem Anschreiben und einem aktuellen Lebenslauf ist Ihre Bewerbung damit fast komplett.

Der Aufbau der Tätigkeitsbeschreibung sieht am besten folgendermaßen aus. Als Überschrift schreiben Sie einfach Tätigkeitsbeschreibung. Darunter können Sie die Überschrift ergänzen um einen Satz wie:

  • Meine Tätigkeit als XXX bei der XYZ GmbH.

Falls Sie den Arbeitgeber nicht namentlich nennen möchten, entscheiden Sie sich für eine Variante wie diese:

  • Meine Tätigkeit als XXX in der XYZ-Branche.

Hiernach beschreiben Sie möglichst detailliert, welche Aufgaben Sie im Unternehmen übernommen haben. Das können Sie tabellarisch machen. Beispielsweise so:

  • Projektleiter Digitalisierung
    Vom 10.10.2017 bis 01.04.2020 habe ich ein 12-köpfiges Team geleitet. Meine Aufgabe war es, das Dokumentenmanagement des Unternehmens zu digitalisieren. Dafür standen uns zwei Jahre zur Verfügung. Das Projekt konnte unter meiner Führung in 20 Monaten erfolgreich vollendet werden.

Alternativ listen Sie Ihre Tätigkeiten und Projekte ganz knapp in Stichworten auf. Entscheiden sie sich für einen Stil. Wichtig ist, dass die wesentlichen Inhalte vorkommen und für den Empfänger leicht zu erfassen sind.

Bitten Sie um Vertraulichkeit!

Taetigkeitsbeschreibung Bewerbung JobsucheIhr aktueller Arbeitgeber soll auf keinen Fall etwas von Ihrer Jobsuche wissen? Dann bitten Sie im Anschreiben ausdrücklich um Vertraulichkeit!

Eine mögliche Formulierung wäre: Ich befinde mich momentan in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis und bitte Sie daher, diese Bewerbung vertraulich zu behandeln. Rufen Sie mich bitte nur abends ab 19.30 Uhr unter obiger Nummer an. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Tätigkeitsbeschreibung Muster

Wenn Sie eine Tätigkeitsbeschreibung formulieren wollen, um sie Ihrer Bewerbung beizulegen, dann können Sie sich an den Angaben in Ihrem Arbeitsvertrag orientieren. Aber unterschlagen Sie auf keinen Fall die Tätigkeiten, die Sie tatsächlich ausgeführt haben, die aber nicht in der Tätigkeitsbeschreibung in Ihrem Arbeitsvertrag stehen. Hier ein paar Anregungen…

Die Tätigkeitsbeschreibung einer Bürokauffrau könnte zum Beispiel so aussehen:

  • Administrative und organisatorische Tätigkeiten
  • Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post
  • Bearbeitung von Reklamationen
  • Erledigung sämtlicher Korrespondenzen
  • Vorbereitende Buchhaltung
  • Personalverwaltung
  • Vertragsverwaltung

Die Tätigkeitsbeschreibung für einen Mitarbeiter im Vertrieb könnte so aussehen:

  • Kundengewinnung
  • Kalkulation und Erstellung von Angeboten und Rahmenverträgen
  • Fachliche Beratung von Bestandskunden
  • Auftragsverhandlungen und Auftragsverfolgung
  • Aufnahme von Aufbereitungsprozessen
  • Vorbereitung, Durchführung und Betreuung von Messeauftritten
  • Reisetätigkeiten im Inland und Ausland
  • Vor- und Nachbereitung von Kundenterminen

Die Tätigkeitsbeschreibung einer Mitarbeiterin im Einzelhandel könnte so aussehen:

  • Annahme von Warenlieferungen
  • Lagerung und Präsentation von Waren
  • Frischekontrollen im Obst- und Gemüsebereich
  • Beantwortung von Kundenfragen
  • Kassieren und Abrechnen der Kasse
  • Gewährleistung von Ordnung und Sauberkeit in der Filiale
  • Vorbereitung und Durchführung von Inventurarbeiten

Die Tätigkeitsbeschreibung für ein Praktikum im Bereich Marketing könnte so aussehen:

  • Konzepterstellung
  • Bewertung und Umsetzung von Broschüren, Flyern, Bannern, Postern, Newslettern etc.
  • Erstellung multimedialer Inhalte wie z.B. Videos
  • Umsetzung von Präsentationen
  • Betreuung, Aktualisierung und Weiterentwicklung der Website und der Social-Media-Kanäle
  • Contenterstellung für Webseite und Social Media
  • CRM–Datenbankpflege
  • Recherchearbeiten
Tätigkeitsbeschreibung Tipps

Wenn Sie noch folgende Kleinigkeiten beachten, haben Sie am Ende eine ansprechende Tätigkeitsbeschreibung verfasst:

  • Realismus

    Stellen Sie Ihre Aufgaben und Projekte realistisch dar. Selbstvertrauen — Ja! Maßlose Übertreibungen — Nein! Wer zu dick aufträgt, macht sich unglaubwürdig.

  • Sachlichkeit

    Halten Sie Motivation und Ziele aus der Tätigkeitsbeschreibung heraus. Die gehören ins Anschreiben. Beschränken Sie sich hier auf die Fakten, bleiben Sie sachlich.

  • Professionalität

    Benutzen Sie wichtige Fachbegriffe, um Ihre Tätigkeit professionell abzubilden. So wirken Sie wie ein Insider, ein echter Profi.

  • Einheitlichkeit

    Folgen Sie dem roten Faden Ihrer Bewerbung. Das bedeutet, dass Sprachstil und Layout den anderen Dokumenten ähneln. Die Tätigkeitsbeschreibung sollte nicht wie ein Fremdkörper wirken.

  • Stellenangebote
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    Stellenbeschreibung Relevanz

    Personaler interessieren sich brennend dafür, welche Aufgaben und Tätigkeiten Bewerber bei ihrem letzten Arbeitgeber übernommen haben.

    So ergab eine Auswertung der Ernst-Abbe-Hochschule Jena, dass 54 Prozent von ihnen ein Arbeitszeugnis nicht komplett durchlesen. Sie überfliegen es nur und bleiben an den Stellen hängen, die sie für relevant halten.

    Und damit ist vor allem die Tätigkeitsbeschreibung gemeint. Für sie interessieren sich 85 Prozent der befragten Personaler, für die Schlussformel 61 Prozent und für die zusammenfassende Leistungsaussage 54 Prozent.

    Und: Auch für diejenigen, die ein Zeugnis komplett durchlesen, ist die Tätigkeitsbeschreibung das mit Abstand wichtigste Element.

    Die Rede ist hier wohlgemerkt von der Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitszeugnis. Die Ergebnisse deuten aber darauf hin, dass eine Tätigkeitsbeschreibung auch in der Bewerbung wertvolle Dienste verrichten kann.

    Die Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitsvertrag

    Taetigkeitsbeschreibung im ArbeitsvertragEine Tätigkeitsbeschreibung kann Ihre Bewerbung aufwerten. Wichtig ist eine Tätigkeitsbeschreibung aber auch einen Schritt später – im Arbeitsvertrag.

    Sie kann zum Beispiel darüber entscheiden, ob eine betriebsbedingte Kündigung Bestand hat oder nicht. Beispiel: Wird Ihre Tätigkeit im Arbeitsvertrag mit der Herstellung von Textilwaren angegeben, dann kann der Arbeitgeber Ihnen betriebsbedingt kündigen, wenn er keine Textilwaren mehr herstellt (aber etwas anderes).

    Darum sollten sich Arbeitnehmer vorab gut überlegen, welche Tätigkeitsbeschreibung in ihren Arbeitsvertrag aufgenommen wird. Achtung: Je spezieller die Tätigkeit, desto eher kann dieser Arbeitsplatz wegfallen und eine Versetzung unmöglich machen.

    Andererseits legt die Tätigkeitsbeschreibung auch fest, welche Aufgaben Sie als Arbeitnehmer übernehmen müssen und welche Sie ablehnen können. Das heißt: Ist die Tätigkeitsbeschreibung sehr weit gefasst, kann Ihnen der Arbeitgeber möglicherweise Aufgaben zuweisen, die nicht Ihrer Qualifikation entsprechen. Eine Möglichkeit, diese abzulehnen, haben Sie dann nicht.

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    [Bildnachweis: JL-Pfeifer by Shutterstock.com]

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